Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) to kluczowy element dokumentacji magazynowej, który potwierdza wydanie towaru z magazynu i jego przekazanie odbiorcy. Jest on szczególnie istotny w procesach logistycznych i handlowych, stanowiąc podstawę do wystawienia faktury VAT.
Prawidłowo sporządzony druk WZ powinien zawierać komplet informacji identyfikujących transakcję, w tym dane sprzedawcy i nabywcy, datę wydania towaru, szczegółowy wykaz wydawanych produktów z ich ilością, jednostką miary oraz cenami (opcjonalnie). Warto pamiętać, że dokument WZ nie jest dokumentem księgowym i nie zastępuje faktury VAT, ale stanowi podstawę do jej wystawienia.
Korzystanie z gotowego wzoru dokumentu WZ znacząco usprawnia procesy magazynowe i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Poniższy darmowy wzór możesz łatwo dostosować do potrzeb swojej firmy, zachowując wszystkie niezbędne elementy wymagane przez przepisy.
DOKUMENT WYDANIA ZEWNĘTRZNEGO (WZ)
Nr dokumentu: WZ/2023/
WYSTAWCA:
Nazwa firmy: ………………………………………..
Adres: …………………………………………………….
NIP: ……………………………………………………….
Tel.: ………………………………………………………
ODBIORCA:
Nazwa firmy: ………………………………………..
Adres: …………………………………………………….
NIP: ……………………………………………………….
Tel.: ………………………………………………………
Data wystawienia:
…………………………..
Data wydania:
…………………………..
Miejsce wydania:
…………………………..
Lp.
Nazwa towaru
Indeks
J.m.
Ilość
Cena netto
Wartość netto
1
2
3
4
5
RAZEM:
Osoba wystawiająca
Osoba wydająca
Osoba odbierająca
Uwagi:
Strona 1
Jak prawidłowo wypełnić dokument WZ?
Dokument WZ, mimo swojej prostoty, wymaga dokładnego wypełnienia, aby spełniał swoją funkcję dokumentacyjną. Każdy element formularza ma swoje znaczenie i wpływa na wartość dokumentu jako dowodu wydania towaru. Poniżej znajdziesz szczegółowe wskazówki, jak poprawnie uzupełnić poszczególne sekcje druku wydania zewnętrznego.
Nagłówek i dane identyfikacyjne
W górnej części dokumentu należy umieścić numer dokumentu WZ, który powinien być unikalny i zgodny z przyjętym w firmie systemem numeracji. Najczęściej stosuje się format WZ/ROK/NUMER, np. WZ/2023/001. Prawidłowa numeracja dokumentów WZ jest kluczowa dla zachowania porządku w dokumentacji magazynowej i ułatwia późniejsze wyszukiwanie konkretnych transakcji.
W sekcjach WYSTAWCA i ODBIORCA należy wpisać pełne dane firm, łącznie z numerami NIP. Te informacje są niezbędne do jednoznacznej identyfikacji stron transakcji i mogą być istotne przy rozstrzyganiu ewentualnych sporów dotyczących dostawy.
Daty i miejsce wydania
Dokument WZ zawiera trzy ważne daty:
Data wystawienia dokumentu – kiedy przygotowano dokument WZ
Data faktycznego wydania towaru – kiedy towar fizycznie opuścił magazyn
Miejsce wydania – dokładna lokalizacja magazynu, z którego wydano towar
Precyzyjne określenie dat ma znaczenie nie tylko formalne, ale również praktyczne – pozwala na śledzenie czasu realizacji zamówień i może być istotne przy rozpatrywaniu reklamacji związanych z terminowością dostaw.
Tabela z wykazem towarów
Najważniejszą częścią wzoru WZ jest tabela z wykazem wydawanych towarów. Dla każdej pozycji należy podać:
Numer porządkowy (Lp.) – ułatwia odniesienie się do konkretnej pozycji
Pełną nazwę towaru – powinna być identyczna jak w zamówieniu i na fakturze
Indeks/kod produktu – wewnętrzny kod używany w systemie magazynowym
Jednostkę miary (szt., kg, m, itp.) – musi być zgodna z przyjętą w firmie
Ilość wydawanego towaru – wyrażona w określonej jednostce miary
Cenę netto (opcjonalnie) – cena jednostkowa bez podatku VAT
Wartość netto (opcjonalnie) – ilość pomnożona przez cenę netto
Warto pamiętać, że dokument WZ może, ale nie musi zawierać cen. W praktyce często stosuje się dwa podejścia: dokument WZ z cenami (gdy jest jednocześnie podstawą do wystawienia faktury) lub bez cen (gdy służy wyłącznie jako potwierdzenie wydania towaru).
Modyfikacje wzoru dokumentu WZ
Prezentowany darmowy druk WZ do pobrania można dostosować do specyficznych potrzeb firmy. Oto najczęstsze i najbardziej praktyczne modyfikacje:
Dodatkowe pola i informacje
W zależności od branży i charakteru działalności, możesz rozszerzyć wzór o:
Numer zamówienia klienta – ułatwia powiązanie dokumentu WZ z konkretnym zamówieniem
Numer faktury – jeśli wystawiana jest jednocześnie z dokumentem WZ
Sposób transportu i dane przewoźnika – istotne przy analizie kosztów logistycznych
Informacje o opakowaniu – szczególnie ważne przy towarach wymagających specjalnego traktowania
Specjalne warunki przechowywania lub transportu – np. dla towarów wrażliwych na temperaturę
Dla firm prowadzących bardziej złożoną gospodarkę magazynową, warto rozważyć integrację dokumentu WZ z systemem ERP lub wykorzystanie dedykowanego oprogramowania do generowania takich dokumentów. Pozwala to na automatyczne uzupełnianie większości pól i minimalizuje ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych.
Aspekty prawne dokumentu WZ
Dokument WZ nie jest bezpośrednio regulowany przepisami podatkowymi, jednak pełni ważną rolę w dokumentowaniu obrotu towarowego. Prawidłowo wystawiony dokument WZ stanowi dowód wydania towaru i może być wykorzystany jako dokument pomocniczy w przypadku kontroli podatkowej lub sporów handlowych.
Warto pamiętać, że dokument WZ powinien być podpisany przez osobę wystawiającą, wydającą oraz odbierającą towar. Te podpisy mają kluczowe znaczenie prawne – potwierdzają faktyczne przekazanie towaru i stanowią zabezpieczenie dla obu stron transakcji. W przypadku braku podpisu osoby odbierającej, dokument WZ traci swoją wartość jako dowód wydania towaru.
Przedstawiony wzór dokumentu WZ w formacie PDF można łatwo wydrukować i wypełnić ręcznie lub edytować w formie elektronicznej przed wydrukiem. W dobie cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów WZ, co pozwala na szybsze przetwarzanie informacji i łatwiejszy dostęp do historycznych danych.
