Każda firma generuje dokumenty – faktury, umowy, listy płac, korespondencję z urzędami. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba znaleźć konkretny dokument sprzed dwóch lat albo wykazać się nim podczas kontroli. Prawidłowa archiwizacja to nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim zabezpieczenie przed karami finansowymi, które mogą sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Chaos w dokumentach to także stracony czas i nerwy podczas audytów czy sporów z kontrahentami. Czas uporządkować ten temat raz na zawsze.
Które dokumenty trzeba archiwizować i przez ile lat
Przepisy nie pozostawiają wiele miejsca na interpretację. Ustawa o rachunkowości jasno określa, że księgi rachunkowe i dowody księgowe muszą być przechowywane przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Oznacza to, że fakturę z grudnia 2024 roku można zniszczyć dopiero w 2030 roku.
Dokumentacja pracownicza to osobna kategoria. Akta osobowe pracowników przechowuje się przez 50 lat w przypadku dokumentów dotyczących zatrudnienia przed 1999 rokiem, a dla nowszych – przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Lista płac, karty czasu pracy i dokumenty związane ze świadczeniami socjalnymi – to 5 lat.
Dokumenty podatkowe zasługują na szczególną uwagę. Deklaracje VAT, PIT, CIT wraz z dokumentami źródłowymi – 5 lat. Dokumenty związane z kontrolami skarbowymi – aż do momentu uprawomocnienia się decyzji, a potem jeszcze 5 lat. W praktyce oznacza to, że niektóre dokumenty mogą leżeć w archiwum nawet dekadę.
Przedawnienie zobowiązań podatkowych wynosi 5 lat, ale bieg terminu może być wielokrotnie przerywany. Każda czynność sprawdzająca czy kontrola uruchamia licznik od nowa.
System archiwizacji – papier czy elektronika
Firmy mają wybór między archiwizacją papierową a elektroniczną, choć rzeczywistość często wymusza rozwiązania hybrydowe. Dokumenty otrzymane w formie papierowej można zeskanować i przechowywać cyfrowo, pod warunkiem że skany są opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.
Archiwizacja elektroniczna wymaga spełnienia konkretnych warunków technicznych. Dokumenty muszą być zapisane w formatach gwarantujących ich czytelność przez cały okres przechowywania – najczęściej PDF/A. System musi zapewniać ochronę przed nieuprawnioną modyfikacją, a także umożliwiać szybkie wyszukiwanie i odtwarzanie dokumentów.
Papierowe archiwum to wciąż popularne rozwiązanie, szczególnie w mniejszych firmach. Wymaga jednak odpowiednich warunków – suchego pomieszczenia, zabezpieczenia przed ogniem i dostępem osób nieupoważnionych. Dokumenty układa się chronologicznie lub tematycznie, opisując segregatory w sposób jednoznaczny.
Outsourcing archiwizacji
Wyspecjalizowane firmy oferują kompleksową usługę przechowywania dokumentów. Odbierają pudła z dokumentami, katalogują je, przechowują w profesjonalnych magazynach i dostarczają z powrotem na żądanie. Koszt to zazwyczaj kilka złotych miesięcznie za pudło plus opłaty za transport.
Takie rozwiązanie ma sens, gdy firma nie dysponuje odpowiednią powierzchnią lub gdy chce przenieść odpowiedzialność na zewnętrznego dostawcę. Umowa powinna precyzyjnie określać warunki przechowywania, dostępu i niszczenia dokumentów po upływie terminu.
Obowiązki związane z przechowywaniem danych osobowych
RODO wprowadza dodatkowy wymiar odpowiedzialności. Dokumenty zawierające dane osobowe – a więc praktycznie wszystkie dokumenty pracownicze i wiele dokumentów związanych z kontrahentami – wymagają szczególnej ochrony. Dostęp do archiwum musi być ograniczony i monitorowany.
Zasada minimalizacji oznacza, że nie można przechowywać danych dłużej niż to konieczne. Problem w tym, że przepisy branżowe często nakazują długoletnie archiwizowanie. W praktyce obowiązek wynikający z ustawy o rachunkowości czy Kodeksu pracy stanowi podstawę prawną do dalszego przetwarzania danych osobowych.
Dokumenty po upływie okresu archiwizacji nie mogą trafić do zwykłego śmietnika. Wymagają zniszczenia uniemożliwiającego odtworzenie ich treści – najczęściej przez niszczarkę lub specjalistyczną firmę zajmującą się utylizacją dokumentów. Każde zniszczenie powinno być udokumentowane protokołem.
Praktyczne zasady organizacji archiwum
Skuteczne archiwum zaczyna się od przemyślanej struktury. Dokumenty grupuje się według rodzaju i okresu – oddzielnie faktury sprzedaży, oddzielnie zakupu, oddzielnie dokumenty kadrowe. Każdy segregator lub pudło otrzymuje unikalny numer i opis zawartości.
- Segregatory opisywać z przodu i z boku – ułatwia to wyszukiwanie na półce
- Stosować spisy zawartości – kartka A4 z wykazem dokumentów w środku
- Oznaczać datę najwcześniejszego zniszczenia – eliminuje potrzebę sprawdzania każdego segregatora
- Prowadzić rejestr archiwum – prostą tabelę z lokalizacją dokumentów
Lokalizacja ma znaczenie. Archiwum nie może znajdować się w pomieszczeniach zagrożonych zalaniem – piwnice to ryzykowny wybór. Dokumenty przechowywane w garażach czy na strychach narażone są na wahania temperatury i wilgotność. Idealne archiwum to suche, przewiewne pomieszczenie z ograniczonym dostępem.
Co grozi za nieprawidłową archiwizację
Konsekwencje braku dokumentów ujawniają się zwykle podczas kontroli. Urząd skarbowy może określić zobowiązanie podatkowe w drodze oszacowania, jeśli firma nie przedstawi wymaganych dokumentów. Oszacowanie zazwyczaj jest znacznie mniej korzystne niż rzeczywiste rozliczenie.
Sankcje finansowe to druga warstwa odpowiedzialności. Za brak prowadzenia ksiąg rachunkowych lub ich prowadzenie w sposób nierzetelny grozi kara grzywny do 720 stawek dziennych. Stawka dzienna może wynosić od 50 do 2000 złotych – w skrajnych przypadkach daje to potencjalną karę 1,44 miliona złotych.
Naruszenie RODO to kolejny wymiar ryzyka. Urząd Ochrony Danych Osobowych może nałożyć karę do 10 milionów euro lub 2% rocznego światowego obrotu – w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Nieodpowiednie zabezpieczenie archiwum z danymi osobowymi może być podstawą takiej decyzji.
W 2023 roku UODO nałożył karę 50 000 zł na firmę, która przechowywała dokumenty pracownicze w niezabezpieczonym pomieszczeniu dostępnym dla osób postronnych.
Digitalizacja archiwum – od czego zacząć
Przejście na archiwum cyfrowe to proces, nie jednorazowa akcja. Pierwszym krokiem jest uporządkowanie tego, co już jest – skanowanie warto zacząć od dokumentów najczęściej wykorzystywanych i tych, których okres archiwizacji dobiega końca.
Wybór oprogramowania zależy od skali działalności. Małe firmy poradzą sobie z prostym systemem folderów na serwerze lub w chmurze, większe potrzebują dedykowanych systemów DMS (Document Management System) z możliwością wersjonowania, kontroli dostępu i automatycznego indeksowania.
Backup to fundament bezpieczeństwa cyfrowego archiwum. Zasada 3-2-1 sprawdza się doskonale: 3 kopie danych, na 2 różnych nośnikach, 1 kopia poza siedzibą firmy. Awaria dysku, pożar czy zalanie nie mogą oznaczać utraty całego archiwum.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Aby zeskanowane dokumenty miały moc dowodową równą oryginałom papierowym, potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć. Koszt certyfikatu to około 200-300 złotych rocznie, a procedura uzyskania zajmuje kilka dni.
Podpisem opatruje się nie każdy pojedynczy skan, ale całe zestawienia dokumentów – na przykład wszystkie faktury z danego miesiąca. Tworzy się plik PDF zawierający skany, dodaje metadane i podpisuje całość. Taki dokument ma pełną wartość dowodową.
Przekazywanie archiwum przy zmianach w firmie
Zmiana biura rachunkowego, sprzedaż firmy czy przekształcenie formy prawnej – każda z tych sytuacji wymaga przekazania archiwum. Proces powinien być udokumentowany protokołem zdawczo-odbiorczym zawierającym szczegółowy wykaz przekazywanych dokumentów.
Przy zmianie biura rachunkowego to poprzedni księgowy ma obowiązek przekazać wszystkie dokumenty. W praktyce bywa różnie – niektóre biura przetrzymują dokumenty jako zabezpieczenie nieopłaconych faktur. To niedopuszczalne, dokumenty są własnością firmy i muszą zostać wydane niezależnie od rozliczeń.
Likwidacja firmy nie oznacza końca obowiązków archiwizacyjnych. Dokumenty trzeba przechowywać przez pełny okres wymagany przepisami. Odpowiedzialność spoczywa na likwidatorze, a po zakończeniu likwidacji – często dokumenty trafiają do archiwum państwowego lub pozostają u byłego właściciela.
Archiwizacja dokumentów to obszar, gdzie nie ma miejsca na improwizację. Jasne procedury, odpowiednia infrastruktura i świadomość terminów to minimum, które chroni przed problemami. Warto poświęcić czas na zbudowanie systemu raz, niż później tracić go na szukanie dokumentów w chaosie lub tłumaczenie się przed urzędnikami.