Pobieranie i analiza danych z tachografów to jeden z obowiązków nałożonych na przewoźników. Od 1 lipca 2026 r. dotyczy on większej liczby firm transportowych niż wcześniej. Dowiedz się, na czym polega analiza takich danych, dlaczego jest ważna i kiedy warto skorzystać z outsourcingu w tym zakresie.
Wewnętrzna analiza danych z tachografów czy outsourcing?
Przewoźnik powinien zapewnić regularne pobieranie i kontrolę danych z tachografów oraz wykorzystywać je m.in. do weryfikacji przestrzegania przepisów i prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. W firmach transportowych informacje pozyskane z tachografów najczęściej są analizowane przez wyznaczoną do tego osobę, którą często jest pracownik odpowiedzialny za sprawy kadrowe lub flotę. Wybór nie jest przypadkowy – z reguły osoby zatrudnione na tych stanowiskach dobrze orientują się w przepisach dotyczących czasu pracy kierowcy, w tym znają Rozporządzenie (WE) 561/2006.
Chociaż analiza danych z tachografów może odbywać się wewnątrz firmy, to wielu przewoźników nawiązuje w tym zakresie współpracę z partnerem oferującym wsparcie dla podmiotów z branży transportowej. Outsourcing rozliczania kierowców z tachografów to usługa, w ramach której:
- analizowane są dane z tachografów – przykładowo firma Evotax wykorzystuje w tym celu profesjonalne oprogramowanie, które automatycznie wykrywa naruszenia,
- wygenerowana zostaje ewidencja czasu pracy – jest ona następnie podstawą do wyliczenia wynagrodzenia kierowców,
- przygotowana zostaje lista płac – dokument uwzględnia wszystkie składniki, w tym również nadgodziny czy dodatek za pracę w godzinach nocnych.
W jakim celu analizuje się dane z tachografów?
Analizy danych z tachografu nie należy redukować do czysto technicznej czynności pobrania danych z urządzenia znajdującego się w pojeździe – to znacznie więcej. Celem analizy danych pochodzących z tachografu jest sprawdzenie, czy każdy z zatrudnionych kierowców przestrzega czasu pracy – odbiera przerwy i nie przekracza czasu prowadzenia pojazdu. To istotne choćby ze względu na surowe kary finansowe przewidziane za naruszenia w tym zakresie.
Dzięki dokładnej analizie danych z tachografów przewoźnik:
- może szybciej wykrywać naruszenia przepisów dotyczących czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków oraz reagować na powtarzające się nieprawidłowości,
- może podjąć decyzję o dodatkowych szkoleniach dla kierowców – aby wyeliminować powtarzające się błędy,
- może efektywnie zarządzać flotą – wydruki z tachografu to również źródło wiedzy o przebytych odległościach czy prędkości, z jaką poruszał się pojazd.
W przypadku przekazania analizy danych z tachografu i rozliczania kierowców na zewnątrz firmy przewoźnik zostaje odciążony z regularnego pobierania i archiwizowania danych. Terminów pilnuje zaufany partner.
Których firm transportowych dotyczy analiza danych z tachografów?
Analiza danych z tachografów nie jest nowością – od lat dotyczy przewoźników korzystających z pojazdów o DMC powyżej 3,5 tony. Jednak od niedawna, bo od 1 lipca 2026 r., obowiązkiem tym zostały objęte wszystkie firmy transportowe, które spełniają łącznie dwa następujące warunki:
- wykonują międzynarodowy transport zarobkowy lub kabotaż,
- realizują zlecenia busami (pojazdami dostawczymi) o masie od 2,5 tony do 3,5 tony.
Od 1 lipca 2026 r. każdy bus o DMC powyżej 2,5 tony, którym jest wykonywany zarobkowy transport towarów poza granice Polski, musi być wyposażony w inteligentny tachograf drugiej generacji (G2V2). To z kolei pociąga za sobą konieczność analizy danych pobranych z tego urządzenia.
Dla firm, które dotychczas nie miały styczności z tachografami, przetwarzanie pobranych danych z tych urządzeń może być wyzwaniem. W tej sytuacji warto rozważyć współpracę z partnerem, który zatrudnia specjalistów od czasu pracy kierowców i ich rozliczania.