Czy urlop okolicznościowy jest płatny – i dlaczego tyle osób wciąż się na nim myli
Wielu pracowników wychodzi z założenia, że urlop okolicznościowy to „dodatkowy dzień wolny od pracodawcy”, który zależy głównie od jego dobrej woli. Źródłem tego przekonania są często praktyki z poprzednich miejsc pracy, luźne ustalenia „po ludzku” albo zasłyszane historie z działu kadr. W efekcie część osób rezygnuje z urlopu okolicznościowego albo bierze na ważne życiowe wydarzenia zwykły urlop wypoczynkowy. Tymczasem urlop okolicznościowy jest precyzyjnie uregulowany w przepisach, jest płatny i w wielu sytuacjach pracodawca musi go udzielić. Warto zrozumieć, kiedy dokładnie przysługuje, komu, w jakim wymiarze i jak go skutecznie egzekwować – bez niepotrzebnych nerwów po obu stronach.
Czym jest urlop okolicznościowy w świetle polskiego prawa
Urlop okolicznościowy to zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, udzielane w związku z konkretnymi, ważnymi zdarzeniami w życiu pracownika. Nie jest to „rodzaj urlopu wypoczynkowego”, ale osobna kategoria, wynikająca z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r.
Istotne jest, że katalog tych zdarzeń jest zamknięty. Pracodawca nie może dowolnie go rozszerzać ani zawężać. Jeżeli zdarzenie jest w rozporządzeniu – urlop okolicznościowy przysługuje. Jeżeli go tam nie ma – nie ma podstawy prawnej do żądania urzędowego „urlopu okolicznościowego”, choć oczywiście firma może udzielić np. dnia wolnego na własnych zasadach (regulamin, układ zbiorowy).
Urlop okolicznościowy nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego. To dodatkowe dni wolne – niezależne od 20/26 dni urlopu rocznego.
Najważniejsze: urlop okolicznościowy jest płatny, nie schodzi z puli urlopu wypoczynkowego i przysługuje tylko przy zdarzeniach wskazanych w przepisach.
Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy – katalog zdarzeń
Podstawowy podział to urlop okolicznościowy w wymiarze 2 dni oraz w wymiarze 1 dnia. W obu przypadkach jest to urlop płatny.
Urlop okolicznościowy 2-dniowy
Dwa dni urlopu okolicznościowego przysługują w związku z:
- ślubem pracownika,
- urodzeniem się dziecka pracownika,
- zgonem i pogrzebem:
- małżonka pracownika,
- dziecka pracownika,
- ojca,
- matki,
- ojczyma,
- macochy.
Tu warto zaznaczyć kilka praktycznych kwestii. Po pierwsze, przy urodzeniu dziecka to inny urlop niż urlop ojcowski – ten 2-dniowy urlop okolicznościowy przysługuje niezależnie od 14-dniowego urlopu ojcowskiego. Po drugie, przy ślubie – mowa o ślubie pracownika, nie np. jego dziecka.
Urlop okolicznościowy 1-dniowy
Jeden dzień urlopu okolicznościowego przysługuje w sytuacjach:
- ślubu dziecka pracownika,
- zgonu i pogrzebu:
- siostry,
- brata,
- teściowej,
- teścia,
- babki,
- dziadka,
- innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
W praktyce sporo wątpliwości budzi ostatni punkt – inna osoba na utrzymaniu lub pod opieką. Chodzi tu np. o osobę, którą pracownik faktycznie utrzymuje (finansowo) albo ma nad nią realną, codzienną opiekę – ale trzeba to potwierdzić (np. odpowiednim oświadczeniem czy dokumentami).
Czy urlop okolicznościowy jest płatny i jak liczy się wynagrodzenie
Urlop okolicznościowy jest w pełni płatny. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tak, jakby w tym dniu pracował. Podstawę prawną stanowi art. 92 Kodeksu pracy oraz przepisy wykonawcze dotyczące zasad obliczania wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności.
Stosuje się tu podobne zasady jak przy wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy, z tym że:
– składniki wynagrodzenia stałe (np. stała pensja zasadnicza) liczy się wprost,
– składniki zmienne (np. premie regulaminowe, dodatki za nadgodziny) wylicza się jako średnią z określonego okresu (najczęściej 3 miesięcy, a przy dużej zmienności – 12 miesięcy).
W skrócie: za urlop okolicznościowy powinno przysługiwać wynagrodzenie zbliżone do „normalnego dnia pracy”. Pracownik nie powinien finansowo tracić na tym, że skorzystał z takiego urlopu.
Jeżeli dzień urlopu okolicznościowego przypada w grafiku jako dzień wolny od pracy (np. wolna sobota przy systemie poniedziałek–piątek), sensowne jest tak dobranie terminu, by rzeczywiście wypadał w dzień roboczy pracownika – inaczej formalnie nie „traci” on dnia pracy, a tym samym płatnego zwolnienia.
Komu przysługuje urlop okolicznościowy – typ umowy ma znaczenie
Urlop okolicznościowy przysługuje tylko pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Wynika to wprost z tego, że mowa o uprawnieniach pracowniczych z Kodeksu pracy.
Nie przysługuje osobom pracującym wyłącznie na:
- umowie zlecenia,
- umowie o dzieło,
- kontraktach B2B,
- innych umowach cywilnoprawnych.
W takich przypadkach kwestie „urlopów” reguluje wyłącznie umowa i ewentualny regulamin wewnętrzny. Da się oczywiście umówić na płatny dzień wolny z okazji ślubu czy pogrzebu, ale nie będzie to urlop okolicznościowy w rozumieniu prawa pracy, tylko wewnętrzna praktyka firmy.
W sektorze publicznym i prywatnym zasady są takie same – decyduje status pracownika, a nie rodzaj instytucji. Oczywiście w niektórych zakładach (zwłaszcza większych) układy zbiorowe czy regulaminy mogą przewidywać dodatkowe, „ponadstandardowe” zwolnienia okolicznościowe – ale to już bonus, a nie minimum ustawowe.
Kiedy można wykorzystać urlop okolicznościowy – terminy i praktyka
Przepisy nie mówią wprost, że urlop trzeba wziąć dokładnie w dniu zdarzenia (np. w dniu ślubu czy pogrzebu). Mowa jest o „związku” urlopu z konkretną okolicznością. Ten związek powinien być czasowy i faktyczny.
W praktyce oznacza to, że:
– przy ślubie – urlop może być wzięty np. dzień przed (na załatwienie formalności) i w dniu ślubu, albo w dniu ślubu i dzień po,
– przy urodzeniu dziecka – najczęściej w ciągu kilku dni od narodzin, np. na formalności w urzędzie stanu cywilnego czy pomoc partnerce,
– przy pogrzebie – zwykle w dniu pogrzebu i ewentualnie dzień wcześniej/po, w zależności od potrzeb organizacyjnych.
Ważne, żeby urlop okolicznościowy nie był oderwany od zdarzenia. Trudno uzasadnić wykorzystywanie go np. kilka miesięcy po ślubie jako „zaległego”, gdy nie ma już realnego związku z przygotowaniami czy samą uroczystością.
Jak zgłaszać urlop okolicznościowy i jakie dokumenty są potrzebne
Zgłoszenie urlopu okolicznościowego zwykle przebiega według zasad przyjętych w firmie: formularz w systemie kadrowym, wniosek papierowy, mail do przełożonego. Ważne jest jednak, żeby wyraźnie wskazać podstawę – czyli że chodzi o urlop okolicznościowy oraz jakie zdarzenie go uzasadnia (np. „urlop okolicznościowy – ślub pracownika”).
Pracodawca ma prawo poprosić o dokument potwierdzający zdarzenie, np.:
- odpis aktu małżeństwa,
- odpis aktu urodzenia dziecka,
- ksero aktu zgonu,
- inne dokumenty potwierdzające pozostawanie na utrzymaniu lub pod opieką.
Dokumenty najczęściej są okazywane do wglądu działowi kadr, czasem dołączane jako kopie do akt osobowych. Dane w nich zawarte podlegają ochronie – nie ma podstaw do „krążenia” takich dokumentów po całej firmie.
Urlop okolicznościowy to nie uznaniowy gest – wniosek może być formalny, ale przy spełnieniu warunków pracodawca co do zasady musi go udzielić.
Najczęstsze mity i problemy wokół urlopu okolicznościowego
Wokół urlopu okolicznościowego narosło sporo nieporozumień. Część wynika z dawnych praktyk firm, część po prostu z braku znajomości przepisów.
„Urlop okolicznościowy zależy od dobrej woli szefa”
Nie. Jeżeli zdarzenie mieści się w katalogu z rozporządzenia, a pracownik ma status pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy, urlop okolicznościowy jest jego prawem. Pracodawca może oczywiście ustalać organizacyjne szczegóły (np. czy przy danym grafiku lepiej wziąć dzień przed czy po), ale sam fakt udzielenia urlopu, co do zasady, nie jest uznaniowy.
„Jak nie zgłoszono z wyprzedzeniem, to urlop przepada”
Życie bywa chaotyczne – zwłaszcza przy nagłych zgonach czy nagłym porodzie. W takich sytuacjach często nie da się poinformować z wyprzedzeniem. Ważne, by jak najszybciej zawiadomić pracodawcę (telefon, SMS, mail). Samo zgłoszenie „po fakcie” i dostarczenie dokumentu (np. aktu zgonu) zwykle pozwala zakwalifikować nieobecność jako urlop okolicznościowy, zamiast np. nieobecności nieusprawiedliwionej czy urlopu wypoczynkowego.
„Urlop okolicznościowy można wziąć kiedyś tam – ważne, że przysługuje”
To częsty błąd. Związek czasowy ma znaczenie. Pracodawca ma pełne prawo odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego np. pół roku po ślubie, jeśli pracownik stwierdzi, że „dopiero teraz chce wykorzystać te dwa dni”. W takiej sytuacji wchodzi w grę po prostu urlop wypoczynkowy – urlop okolicznościowy traci swój sens.
„Urlop okolicznościowy obniża limit urlopu wypoczynkowego”
To nieporozumienie wynika z tego, że wszystko nazywane jest potocznie „urlopem”. Urlop okolicznościowy nie zmniejsza limitu urlopu wypoczynkowego. W ewidencji czasu pracy widnieje jako odrębny rodzaj nieobecności, dokładnie tak jak np. zwolnienie lekarskie czy urlop bezpłatny.
Urlop okolicznościowy a inne uprawnienia – jak to mądrze łączyć
Urlop okolicznościowy można łączyć z innymi uprawnieniami pracowniczymi. Typowe kombinacje w praktyce to:
– ślub – 2 dni urlopu okolicznościowego + kilka dni urlopu wypoczynkowego na podróż poślubną,
– narodziny dziecka – 2 dni urlopu okolicznościowego + urlop ojcowski + ewentualnie urlop wypoczynkowy,
– pogrzeb – urlop okolicznościowy + w razie potrzeby urlop wypoczynkowy lub bezpłatny, jeśli trzeba załatwić sprawy spadkowe czy dojazdy.
Warto planować to świadomie. Zamiast odruchowo „brać kilka dni urlopu”, lepiej najpierw wykorzystać należne, płatne uprawnienia (w tym urlop okolicznościowy), a dopiero później sięgać po urlop wypoczynkowy czy bezpłatny.
—
Znajomość zasad urlopu okolicznościowego realnie ułatwia życie – pozwala nie dopłacać własną kieszenią do ważnych wydarzeń i nie rezygnować z wolnego ze strachu przed reakcją przełożonego. To narzędzie, z którego warto korzystać świadomie, tak samo jak z urlopu wypoczynkowego czy urlopu ojcowskiego.