Szkolenie BHP – co ile lat należy je odnawiać?

Szkolenie BHP „działa”, gdy jest aktualne dla stanowiska, na którym faktycznie pracuje pracownik i zostało przeprowadzone w terminach wskazanych w przepisach. Przestaje działać w momencie, kiedy upływa przewidziany okres ważności albo zmienia się rodzaj pracy, technologia czy organizacja pracy, a szkolenie nie zostało odświeżone. Wtedy z punktu widzenia prawa pracownik formalnie nie ma ważnego szkolenia BHP, nawet jeśli „kiedyś coś podpisywał”. W praktyce oznacza to ryzyko mandatu, problem przy wypadku przy pracy i realne zagrożenie dla bezpieczeństwa. Poniżej konkretnie, co ile lat odnawiać szkolenie BHP dla poszczególnych grup, kiedy traci ono ważność szybciej i jak to ogarnąć w firmie bez chaosu w papierach.

Podstawy prawne – skąd się biorą terminy szkoleń BHP

Terminy szkoleń BHP nie wynikają z „widzi mi się” pracodawcy, tylko z przepisów. Główne źródła to:

• Kodeks pracy – art. 237³ i następne (obowiązek przeszkolenia przed dopuszczeniem do pracy i szkoleń okresowych),
• rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP (Dz.U. 2004 nr 180 poz. 1860 z późn. zm.) – tam są konkretne terminy i rodzaje szkoleń.

Rozporządzenie dokładnie wskazuje, co ile lat należy odnawiać szkolenie BHP dla poszczególnych grup pracowników oraz jaki rodzaj szkolenia (instruktaż, kurs, seminarium, samokształcenie kierowane) jest dla nich dopuszczalny. To właśnie na podstawie tego aktu PIP sprawdza, czy szkolenia są aktualne.

Pracownik bez aktualnego szkolenia BHP nie może być legalnie dopuszczony do pracy – dotyczy to zarówno szkolenia wstępnego, jak i okresowego.

Rodzaje szkoleń BHP: wstępne i okresowe

Zanim przejdzie się do samych terminów, trzeba rozróżnić dwa podstawowe typy szkoleń:

Szkolenie wstępne – zanim ktokolwiek zacznie pracę

Szkolenie wstępne jest jednorazowe na danym etapie zatrudnienia, ale składa się z dwóch części:

1. Instruktaż ogólny – obejmuje podstawowe przepisy BHP, zasady udzielania pierwszej pomocy, ogólne zasady obowiązujące w zakładzie. Musi się odbyć przed dopuszczeniem do pracy. Bez tego pracownik nie powinien nawet zacząć szkolenia stanowiskowego.

2. Instruktaż stanowiskowy – dotyczy konkretnego stanowiska, maszyn, narzędzi, organizacji pracy, zagrożeń i środków ochrony. Również musi zostać zrealizowany przed rozpoczęciem pracy na tym stanowisku.

Instruktaż stanowiskowy trzeba powtórzyć, gdy pracownik:

• zmienia stanowisko lub rodzaj pracy,
• wraca do pracy po dłuższej przerwie, jeżeli uzasadniają to warunki (np. zmiana procesu, istotne zmiany organizacyjne).

Sam fakt, że ktoś kiedyś „robił BHP” w tej samej firmie, nie wystarcza, jeśli zmienił się charakter pracy.

Szkolenie okresowe – to właśnie ono wymaga odnawiania co kilka lat

Szkolenie okresowe ma utrwalać i aktualizować wiedzę, bo warunki pracy, przepisy i technologia się zmieniają. Tu pojawiają się słynne pytania „co ile lat BHP?”. Odpowiedź zależy wyłącznie od tego, do jakiej grupy pracownik jest zaliczony z punktu widzenia rozporządzenia, a nie jak jest „po ludzku” nazywane jego stanowisko.

Kluczowe grupy to:

• pracodawcy i osoby kierujące pracownikami,
• inżynieryjno–techniczni,
• pracownicy służby BHP i osoby wykonujące jej zadania,
• pracownicy administracyjno–biurowi,
• pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych.

Dla każdej z tych grup ustawodawca przewidział inny maksymalny okres pomiędzy szkoleniami okresowymi.

Co ile lat odnawiać szkolenie BHP – konkretne terminy

Najważniejsze częstotliwości szkoleń BHP wynikające z rozporządzenia wyglądają następująco:

Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami

Chodzi o osoby nadzorujące pracę innych: kierowników, brygadzistów, mistrzów, menedżerów. Dla tej grupy szkolenie okresowe BHP trzeba ponawiać nie rzadziej niż raz na 5 lat. Pierwsze szkolenie okresowe musi się odbyć w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku kierowniczym.

Nie ma tu znaczenia, czy jest to mikroprzedsiębiorca zatrudniający dwie osoby, czy dyrektor dużego zakładu – formalnie obowiązek wygląda tak samo.

Pracownicy inżynieryjno–techniczni

Do tej grupy zalicza się m.in. inżynierów, technologów, projektantów, konstruktorów, osoby zajmujące się organizacją produkcji. Dla nich przewidziano szkolenie okresowe co 5 lat. Także tutaj pierwsze szkolenie okresowe powinno się odbyć w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku.

W praktyce często łączy się szkolenia dla kadry kierowniczej i inżynieryjnej w jednym kursie – przepisy na to pozwalają, jeżeli program obejmuje wymagany zakres.

Pracownicy służby BHP i osoby wykonujące jej zadania

Specjaliści ds. BHP oraz osoby, którym powierzono ich zadania (np. w małej firmie pracodawca po odbyciu odpowiedniego kursu) muszą przechodzić szkolenie okresowe co 5 lat. Wynika to z tego, że to oni odpowiadają za system BHP w firmie, więc ich wiedza nie może być przestarzała.

Pracownicy administracyjno–biurowi

Tu zasady są nieco łagodniejsze. Jeżeli pracownik wykonuje pracę zakwalifikowaną do grupy działalności o kategorii ryzyka nie wyższej niż 3 (według przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy), szkolenie okresowe musi być powtarzane nie rzadziej niż raz na 6 lat.

W przeważającej większości „typowych biur” taki 6–letni cykl będzie właściwy. W bardziej ryzykownych branżach (np. biuro na terenie zakładu chemicznego) może się jednak okazać, że kategoria ryzyka jest wyższa i trzeba dostosować częstotliwość do realnych zagrożeń.

Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych

W ich przypadku przepisy są bardziej wymagające, bo to oni najczęściej są narażeni na wypadki.

• Standardowo: szkolenie okresowe BHP co najmniej raz na 3 lata.
• Przy pracach szczególnie niebezpiecznych: szkolenie okresowe nie rzadziej niż raz w roku.

Lista prac szczególnie niebezpiecznych wynika z rozporządzeń branżowych i regulaminów pracy – np. prace na wysokości, prace w przestrzeniach zamkniętych, przy materiałach wybuchowych, przy napięciu, przy substancjach toksycznych. Dla tych stanowisk coroczne odświeżanie BHP jest obowiązkiem, nie dobrą praktyką.

Kiedy szkolenie BHP przestaje być ważne wcześniej

Nawet jeśli formalnie „termin jeszcze nie minął”, w praktyce może dojść do sytuacji, w której szkolenie BHP przestaje być wystarczające i należy je powtórzyć. Dzieje się tak m.in. gdy:

• pracownik przechodzi na inne stanowisko z innymi zagrożeniami – wtedy wymagany jest nowy instruktaż stanowiskowy,
• wprowadza się nową technologię, maszyny, narzędzia czy materiały stwarzające nowe zagrożenia,
• następuje istotna zmiana organizacji pracy (np. zmiana linii produkcyjnej, sposobu transportu wewnętrznego),
• po wypadku przy pracy trzeba zweryfikować i często powtórzyć wybrane elementy szkolenia,
• pracownik miał długą przerwę w pracy i warunki na stanowisku zmieniły się istotnie.

Przepisy dają tu pewną elastyczność, ale inspekcja pracy patrzy przede wszystkim na to, czy szkolenie było adekwatne do rzeczywistych warunków, a nie tylko czy nie minął „magiczny termin”.

Podpis na karcie szkolenia nie chroni, jeśli zakres szkolenia nie odpowiada aktualnym warunkom pracy na stanowisku.

Szkolenie BHP stacjonarne, online czy e‑learning – a ważność terminów

Przepisy dopuszczają różne formy prowadzenia szkoleń BHP, zwłaszcza szkoleń okresowych. Możliwe są m.in. kursy i seminaria stacjonarne, samokształcenie kierowane oraz e‑learning. Warunek: program musi spełniać wymagania rozporządzenia, a organizator ma obowiązek zapewnić możliwość konsultacji z wykładowcą.

Forma szkolenia nie zmienia okresu jego ważności. Jeżeli dla pracownika administracyjno–biurowego przewidziano 6–letni cykl, to niezależnie, czy szkolenie było online, czy w sali, kolejny termin liczony jest tak samo – od daty ostatniego szkolenia okresowego.

Przy pracy zdalnej bywa mylnie zakładane, że „BHP to formalność”. Tymczasem pracodawca nadal odpowiada za przeszkolenie pracownika z zasad bezpiecznej pracy przy komputerze, ergonomii, przerw w pracy, obsługi sprzętu. Szkolenia okresowe również ich obejmują i muszą odbywać się w przewidzianych prawem terminach.

Brak aktualnego szkolenia BHP – jakie są konsekwencje

Traktowanie terminów BHP jako „luźnej sugestii” bywa kosztowne. Konsekwencje mogą być zarówno formalne, jak i bardzo praktyczne.

• Kontrola PIP – inspektor ma prawo nałożyć mandat na osobę odpowiedzialną (zwykle pracodawcę lub osobę prowadzącą sprawy kadrowe) za dopuszczenie do pracy pracownika bez aktualnego szkolenia.
• Wypadek przy pracy – brak ważnego szkolenia BHP może skutkować przypisaniem przyczynienia się pracodawcy do wypadku i zwiększeniem odpowiedzialności odszkodowawczej.
• Odpowiedzialność karna – w skrajnych przypadkach, np. ciężkiego wypadku ze skutkiem śmiertelnym, brak szkolenia lub rażące zaniedbania mogą być podstawą zarzutów z kodeksu karnego.
• Problemy dowodowe – bez aktualnej dokumentacji szkoleń trudno wykazać przed ZUS czy sądem pracy, że obowiązki z zakresu BHP były należycie wypełnione.

W praktyce terminowe odnawianie szkoleń BHP jest często jednym z pierwszych elementów sprawdzanych podczas każdej poważniejszej kontroli w firmie.

Jak pilnować terminów szkoleń BHP w firmie

Teoretycznie wszystko jest proste: terminy są opisane w rozporządzeniu, daty widnieją na kartach szkoleń, wystarczy pilnować kalendarza. W praktyce, gdy w firmie pracuje kilkadziesiąt lub kilkaset osób, łatwo o opóźnienia.

Najczęściej stosowane rozwiązania to:

• prowadzenie rejestru szkoleń BHP z datami ważności, najlepiej w arkuszu lub dedykowanym systemie,
• ustawienie przypomnień na kilka miesięcy przed upływem ważności szkoleń okresowych,
• organizowanie szkoleń okresowych w „turach” dla całych grup stanowisk (np. raz w roku dla wszystkich pracowników robotniczych wykonujących prace szczególnie niebezpieczne),
• stała współpraca z firmą zewnętrzną lub specjalistą BHP, który nadzoruje harmonogram.

Przy zmianach stanowisk warto wprowadzić prostą zasadę: bez aktualnego szkolenia stanowiskowego na nowym stanowisku nie ma podpisania aneksu czy porozumienia zmieniającego warunki pracy. To skutecznie zamyka drogę do „zapomnianego” BHP.

Podsumowanie – najważniejsze terminy w pigułce

Szkolenie BHP nie jest „ważne dożywotnio”, nawet jeśli ktoś od lat pracuje w jednej firmie. Trzeba je odnawiać:

• co 1 rok – pracownicy przy pracach szczególnie niebezpiecznych,
• co 3 lata – pozostali pracownicy na stanowiskach robotniczych,
• co 5 lat – pracodawcy, osoby kierujące pracownikami, inżynieryjno–techniczni, służba BHP i osoby wykonujące jej zadania,
• co 6 lat – pracownicy administracyjno–biurowi w firmach do 3 kategorii ryzyka.

Do tego dochodzi jednorazowe szkolenie wstępne (ogólne i stanowiskowe) przed dopuszczeniem do pracy oraz obowiązek powtarzania instruktażu stanowiskowego przy zmianie stanowiska, technologii czy istotnych zmianach w organizacji pracy. Trzymanie się tych zasad nie tylko zabezpiecza od strony prawnej, ale realnie zmniejsza ryzyko wypadków i problemów przy każdej poważniejszej kontroli.