W 2026 roku zasady rozliczania kosztów zastępstwa procesowego działają tak samo jak dotąd: gdy strona wygrywa sprawę, sąd co do zasady zasądza na jej rzecz zwrot kosztów od przegrywającego. Nie działają natomiast w ten sposób, gdy strony przegrywają po trochu, zawierają ugodę albo sąd uzna, że w konkretnej sytuacji obciążanie kosztami byłoby niesprawiedliwe. Aktualne stawki wynikają z rozporządzeń Ministra Sprawiedliwości i – o ile nie pojawi się kolejna nowelizacja – w 2026 roku pozostają na obecnym poziomie. Poniżej zebrano najważniejsze liczby, zasady i wyjątki, które przydają się przy planowaniu sporu gospodarczego i rozmów z pełnomocnikiem.
Koszty zastępstwa procesowego to nie pełne wynagrodzenie prawnika, tylko ustawowe kwoty, które sąd może zasądzić od strony przegrywającej na rzecz wygrywającej.
Czym są koszty zastępstwa procesowego i kiedy się je dostaje
Koszty zastępstwa procesowego to ta część kosztów procesu, która odpowiada wynagrodzeniu profesjonalnego pełnomocnika: adwokata, radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego (w określonych sprawach). Nie jest to „rachunek z kancelarii”, tylko kwota obliczana według stawek z rozporządzenia.
W uproszczeniu: strona, która wygrała sprawę, może żądać od przeciwnika zwrotu kosztów, w tym kosztów zastępstwa procesowego. Podstawą w postępowaniach cywilnych, w tym gospodarczych, jest art. 98 k.p.c. – zasada odpowiedzialności za wynik procesu. Sąd sięga tu do stawek minimalnych z rozporządzenia i w zależności od sprawy może je:
- zastosować w wysokości minimalnej,
- podwyższyć (nawet wielokrotnie),
- w wyjątkowych sytuacjach – obniżyć.
Kosztów zastępstwa procesowego nie uzyska się (albo tylko częściowo) zwłaszcza wtedy, gdy:
- sprawa zostaje częściowo wygrana, częściowo przegrana – wtedy koszty często są „znoszone wzajemnie” lub rozdzielane proporcjonalnie,
- strony zawierają ugodę i sąd znosi koszty między nimi,
- sąd stosuje art. 102 k.p.c. (względy słuszności) i odstępuje od obciążania przegrywającego kosztami.
Podstawy prawne i aktualność stawek w 2026 roku
Wysokość kosztów zastępstwa procesowego w sprawach cywilnych (w tym gospodarczych) regulują przede wszystkim:
- kodeks postępowania cywilnego – zasady przyznawania kosztów (m.in. art. 98–102 k.p.c.),
- rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności adwokackie,
- rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności radców prawnych.
Te dwa ostatnie akty określają tzw. stawki minimalne, od których sądy wychodzą, zasądzając koszty zastępstwa procesowego. Po kilku głośnych nowelizacjach (obniżka w 2016 r., późniejsze podwyżki, m.in. w 2022 r.) stawki zostały na istotnie wyższym poziomie niż kilka lat wcześniej.
Według stanu na końcówkę 2024 r. brak jest opublikowanych przepisów zmieniających te stawki od 2026 r. Oznacza to, że przy planowaniu spraw na lata 2025–2026 można przyjmować aktualne kwoty z obowiązujących rozporządzeń – z zastrzeżeniem, że ustawodawca zawsze może wprowadzić kolejną nowelizację.
Stawki minimalne w sprawach gospodarczych w 2026 roku
W typowej sprawie gospodarczej o zapłatę punkt wyjścia to wartość przedmiotu sporu (WPS). Im wyższa kwota roszczenia, tym wyższa minimalna stawka zastępstwa procesowego.
Podstawowa tabela stawek według wartości przedmiotu sporu
Aktualnie (i na potrzeby planowania roku 2026) minimalne stawki koszów zastępstwa procesowego w sprawach o zapłatę kształtują się następująco:
- do 500 zł – 120 zł,
- powyżej 500 zł do 1 500 zł – 360 zł,
- powyżej 1 500 zł do 5 000 zł – 1 200 zł,
- powyżej 5 000 zł do 10 000 zł – 2 400 zł,
- powyżej 10 000 zł do 50 000 zł – 4 800 zł,
- powyżej 50 000 zł do 200 000 zł – 7 200 zł,
- powyżej 200 000 zł do 2 000 000 zł – 14 400 zł,
- powyżej 2 000 000 zł – 25 000 zł.
Jeżeli więc przedsiębiorca pozywa kontrahenta o np. 120 000 zł, minimalna stawka kosztów zastępstwa procesowego za postępowanie w pierwszej instancji to 7 200 zł. To właśnie tę kwotę – lub jej wielokrotność – sąd może zasądzić od strony przegrywającej.
Warto pamiętać, że stawki dla adwokatów i radców prawnych są zharmonizowane – w typowej sprawie gospodarczej tabela wygląda tak samo niezależnie od rodzaju pełnomocnika.
Apelacja, zażalenie, skarga kasacyjna – inne etapy, inne kwoty
Koszty zastępstwa procesowego liczy się osobno dla każdej instancji i każdego odrębnego środka zaskarżenia. Rozporządzenia przewidują odrębne stawki dla:
- postępowania w I instancji,
- postępowania w II instancji (apelacja),
- postępowania kasacyjnego (skarga kasacyjna do SN),
- zażaleń – zazwyczaj 50% stawki za daną instancję, chyba że przepisy stanowią inaczej.
Dla apelacji i skargi kasacyjnej stosuje się zwykle stawki z tej samej tabeli, ale w praktyce sądy częściej sięgają po podwyższanie lub obniżanie stawek, biorąc pod uwagę nakład pracy pełnomocnika i zawiłość sprawy. Skarga kasacyjna to środek nadzwyczajny, wymagający szczególnego uzasadnienia i spełnienia rygorystycznych wymogów formalnych, dlatego koszty zastępstwa w tym trybie bywają zasądzane w górnych widełkach (wielokrotność stawki minimalnej).
Kiedy sąd zasądzi więcej niż minimum, a kiedy mniej
Stawki wymienione wyżej to tylko minimum. Rozporządzenia wyraźnie przewidują, że sąd może zasądzić wynagrodzenie:
- do 6-krotności stawki minimalnej,
- w szczególnych wypadkach – wyżej, jeśli przepisy danej procedury tak stanowią (np. w niektórych sprawach administracyjnych).
Kryteria podwyższania i obniżania stawek
Przy podejmowaniu decyzji, ile dokładnie zasądzić ponad minimum (albo czy zejść poniżej), sąd bierze pod uwagę kilka praktycznych kryteriów, takich jak:
- nakład pracy pełnomocnika – liczba pism, poziom skomplikowania argumentacji, liczba rozpraw,
- zawiłość sprawy – skomplikowane stany faktyczne, wielowątkowe umowy, element zagraniczny,
- czas trwania postępowania – kilkuletnie spory są traktowane inaczej niż szybkie postępowania nakazowe,
- znaczenie sprawy dla strony – np. kluczowe kontrakty, kwestia „być albo nie być” dla biznesu.
W sprawach gospodarczych, gdzie często występuje duża dokumentacja (faktury, umowy, korespondencja), łatwiej uzasadnić podwyższenie stawki ponad minimum. Z drugiej strony, w prostych, „oczywistych” sporach o niewielkie kwoty sądy czasem trzymają się stawek minimalnych albo nawet je obniżają.
W praktyce orzeczniczej podejście bywa różne w zależności od sądu i konkretnego składu orzekającego. Dlatego warto liczyć się z tym, że nawet solidne uzasadnienie wniosku o podwyższenie kosztów nie zawsze przełoży się na maksymalne kwoty.
Koszty zastępstwa w innych postępowaniach ważnych dla przedsiębiorców
Przedsiębiorcy częściej niż osoby prywatne mają do czynienia nie tylko z „zwykłymi” sprawami o zapłatę, ale też z postępowaniami uproszczonymi, nakazowymi, egzekucyjnymi czy administracyjnymi. W każdej z tych procedur koszty zastępstwa procesowego rządzą się nieco innymi zasadami.
Postępowanie uproszczone, nakazowe i upominawcze
W postępowaniu uproszczonym (m.in. drobne roszczenia między przedsiębiorcami) stawki są niższe niż w zwykłym postępowaniu. Wynika to z założenia, że sprawy te są prostsze, a nakład pracy pełnomocnika – mniejszy. Kwoty nadal są określone w rozporządzeniach i również powiązane z wartością przedmiotu sporu, ale tabele dla trybu uproszczonego przewidują mniejsze liczby niż w klasycznej sprawie gospodarczej.
W postępowaniu nakazowym czy upominawczym (np. e-sąd w Lublinie) koszty zastępstwa również są zasądzane, zwykle w chwili wydania nakazu zapłaty. Gdy pozwany wniesie sprzeciw lub zarzuty, sprawa przechodzi do „zwykłego” trybu i koszty mogą się zwiększyć – dochodzą stawki za kolejne czynności pełnomocnika.
Egzekucja komornicza a koszty pełnomocnika
Po wygraniu sprawy gospodarczej i uzyskaniu prawomocnego wyroku lub nakazu zapłaty przedsiębiorca często idzie krok dalej – do komornika. W postępowaniu egzekucyjnym także funkcjonują koszty zastępstwa procesowego po stronie wierzyciela.
Tu również obowiązuje tabela stawek minimalnych, choć kwoty są na ogół niższe niż w postępowaniu głównym. Dla wierzyciela istotne jest, że koszty te można doliczyć do egzekwowanej należności – dłużnik, jeżeli komornik skutecznie wyegzekwuje od niego świadczenie, co do zasady zapłaci również te koszty.
Koszty zastępstwa procesowego a wynagrodzenie kancelarii
Bardzo częste nieporozumienie polega na utożsamianiu kosztów zastępstwa procesowego z wynagrodzeniem pełnomocnika. Tymczasem w praktyce biznesowej wygląda to zwykle inaczej.
Honorarium umowne vs. stawki ustawowe
Wynagrodzenie za prowadzenie sprawy jest ustalane w umowie z kancelarią. Może to być:
- stała kwota za prowadzenie sprawy w danej instancji,
- stawka godzinowa,
- model mieszany (część stała + success fee),
- inne uzgodnione rozwiązanie, byle zgodne z zasadami etycznymi zawodu.
Koszty zastępstwa procesowego to natomiast górna granica zwrotu od przeciwnika, jaką potencjalnie można uzyskać według tabela z rozporządzenia (z ew. podwyższeniem przez sąd). W wielu sprawach gospodarczych honorarium umowne przekracza stawkę minimalną, a nawet jej wielokrotność – szczególnie przy złożonych, długotrwałych procesach.
W praktyce zwrot kosztów zasądzony przez sąd rzadko pokrywa pełne wynagrodzenie kancelarii. Lepiej traktować go jako częściowe „zredukowanie szkody” wywołanej koniecznością procesowania się.
Przed wszczęciem sporu warto więc poprosić pełnomocnika o jasne rozdzielenie w ofercie: ile wynosi honorarium, a ile – szacunkowo – można odzyskać z tytułu kosztów zastępstwa procesowego przy wygranej.
Jak praktycznie szacować koszty zastępstwa w planowanej sprawie
Dla osoby stawiającej pierwsze kroki w sporach gospodarczych liczby i tabele mogą wyglądać na dość abstrakcyjne. Na etapie planowania pozwu czy obrony przed roszczeniem dobrze jest wykonać prosty rachunek:
- Określić wartość przedmiotu sporu (kwota żądania, czasem z odsetkami – w zależności od trybu).
- Sprawdzić w tabeli, do którego progu WPS sprawa się kwalifikuje i jaka jest minimalna stawka dla tej wartości.
- Założyć, że sąd zasądzi co najmniej tę kwotę, a przy sprawach bardziej złożonych – możliwą 2–3 krotność stawki (ostrożny szacunek, nie gwarancja).
- Porównać to z ofertą kancelarii, pamiętając, że różnicę pomiędzy honorarium a zasądzonymi kosztami trzeba pokryć z własnej kieszeni.
- Uwzględnić dodatkowe etapy (apelacja, egzekucja), w których również pojawią się osobne koszty zastępstwa procesowego.
Taki prosty model pomaga zdecydować, czy gra jest warta świeczki, zwłaszcza przy sporach o niewielkie kwoty, gdzie koszty szybko mogą „zjeść” znaczną część korzyści z wygranego procesu.
Podsumowanie: na co zwrócić uwagę patrząc w stronę 2026 roku
Na 2026 rok, jeśli nie dojdzie do kolejnej nowelizacji, trzeba liczyć się z tym, że:
- koszty zastępstwa procesowego w sprawach gospodarczych wciąż będą oparte na obowiązujących tabelach ze stawkami minimalnymi,
- wysokość tych kosztów jest powiązana głównie z wartością przedmiotu sporu, ale również z oceną sądu co do nakładu pracy pełnomocnika,
- sąd może podwyższyć koszty nawet do 6-krotności stawki minimalnej, ale nie jest to automat,
- zasądzone koszty zastępstwa procesowego najczęściej pokrywają tylko część realnego honorarium kancelarii,
- przed wejściem w spór warto policzyć zarówno potencjalne korzyści z wygranej, jak i realne koszty obsługi prawnej w kilku instancjach.
Dobra orientacja w tabelach i zasadach zasądzania kosztów pomaga nie tylko lepiej rozumieć wyroki, ale przede wszystkim lepiej planować ryzyko związane z wchodzeniem w spór – czy to jako powód, czy jako pozwany.