Formularz zwrotu towaru to praktyczne narzędzie, które ułatwia obsługę reklamacji i odstąpień od umowy zarówno klientowi, jak i sprzedawcy. Dobrze przygotowany dokument powinien być czytelny, jednoznaczny i kompletny, tak aby na jego podstawie można było sprawnie zidentyfikować zamówienie, towar oraz podstawę prawną i termin zwrotu.
Podstawowe elementy, które powinien zawierać wzór formularza zwrotu towaru, to przede wszystkim dane sprzedawcy, dane klienta, dane zamówienia (numer, data, sposób zakupu), szczegółowy opis zwracanego towaru (nazwa, ilość, numer katalogowy) oraz wskazanie preferowanego sposobu zwrotu środków. Istotne jest również wyraźne oświadczenie klienta, że korzysta z prawa odstąpienia od umowy lub dokonuje zwrotu z innej przyczyny, a także miejsce na podpis i datę.
Warto zadbać, aby formularz zwrotu był jednocześnie uniwersalny i elastyczny. Oznacza to możliwość zastosowania go zarówno dla zakupów w sklepie internetowym, jak i stacjonarnym, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami dotyczącymi praw konsumenta. Dodatkowe pola, takie jak powód zwrotu czy numer rachunku bankowego, pomagają usprawnić proces i ograniczyć późniejszą korespondencję wyjaśniającą.
Poniżej znajdziesz gotowy do pobrania i wypełnienia formularz zwrotu towaru – wzór, który możesz wykorzystać w swojej firmie lub jako klient, dopasowując jego treść do konkretnej sytuacji. Dokument można zapisać jako PDF i dołączyć do przesyłki lub przesłać drogą elektroniczną, zgodnie z zasadami przyjętymi przez sprzedawcę.
Formularz zwrotu towaru
I. Dane sprzedawcy
Nazwa sprzedawcy / firmy: ………………………………………………………
Adres (ulica, nr, kod pocztowy, miejscowość): ………………………………………………………
NIP (jeśli dotyczy): ……………………………………….. E-mail: ……………………………………….. Telefon: ………………………………………..
II. Dane konsumenta / klienta
Imię i nazwisko / nazwa firmy: ………………………………………………………
Adres korespondencyjny: ……………………………………………………………………………………………………….
Telefon kontaktowy: ……………………………………….. Adres e-mail: ………………………………………………………
III. Dane zamówienia
Numer zamówienia / paragonu / faktury: ………………………………………………………
Data zawarcia umowy / zakupu: ……………………………………….. Data otrzymania towaru: ………………………………………..
Sposób zakupu: ☐ sklep internetowy ☐ sklep stacjonarny ☐ inny: ………………………………………………………
IV. Zwracany towar – szczegóły
| Nazwa towaru / model | Kod / nr katalogowy | Ilość | Cena jednostkowa |
|---|---|---|---|
| ………………………………………………………………… | ……………………………………….. | …….. | ……………………………………….. |
| ………………………………………………………………… | ……………………………………….. | …….. | ……………………………………….. |
| ………………………………………………………………… | ……………………………………….. | …….. | ……………………………………….. |
Łączna kwota do zwrotu (brutto): ………………………………………………………
V. Podstawa i sposób zwrotu
Podstawa zwrotu (zaznacz właściwe):
- ☐ Odstąpienie od umowy zawartej na odległość (w terminie ustawowym)
- ☐ Zwrot na zasadach dodatkowych określonych przez sprzedawcę
- ☐ Inna przyczyna: …………………………………………………………………………
Preferowany sposób zwrotu środków:
- ☐ Przelew na rachunek bankowy: ………………………………………………………
- Numer rachunku (IBAN): ……………………………………………………………………………………………………….
- ☐ Zwrot na kartę / formę płatności używaną przy zakupie
VI. Oświadczenia klienta
- Oświadczam, że zwracany towar został wysłany / dostarczony do sprzedawcy w stanie umożliwiającym jego weryfikację.
- Jest mi wiadome, że sprzedawca może dokonać pomniejszenia kwoty zwrotu o wartość wynikającą z korzystania z towaru w sposób wykraczający poza konieczny do stwierdzenia jego charakteru, cech i funkcjonowania.
- Zapoznałem(am) się z zasadami zwrotu określonymi w regulaminie sklepu.
VII. Data i podpis
Miejscowość: ……………………………………….. Data wypełnienia formularza: ………………………………………..
Czytelny podpis klienta: ……………………………………………………………………………………………………….
Jak korzystać z wzoru formularza zwrotu towaru
Udostępniony powyżej formularz zwrotu towaru – wzór możesz wydrukować i dołączać do każdej przesyłki zwrotnej lub udostępnić klientom jako plik PDF do pobrania. Struktura dokumentu jest celowo prosta, aby ułatwić szybkie wypełnienie najważniejszych pól i ograniczyć liczbę dodatkowych pytań ze strony sprzedawcy.
Pola należy wypełniać czytelnie, najlepiej drukowanymi literami. Szczególnie istotne są: numer zamówienia, data otrzymania towaru oraz dane kontaktowe klienta – to właśnie na ich podstawie obsługa sklepu weryfikuje prawo do odstąpienia od umowy i przygotowuje zwrot środków.
Elementy dokumentu, które można modyfikować
Dostosowanie danych sprzedawcy i układu sekcji
W części „Dane sprzedawcy” możesz umieścić pełne oznaczenie przedsiębiorcy, w tym logo, numer KRS czy dodatkowe dane identyfikujące (np. adres magazynu zwrotów). Jeżeli w firmie obowiązują odrębne adresy do korespondencji i do zwrotu towaru, wskazane jest dodanie osobnej linijki lub adnotacji, aby uniknąć wysyłki na niewłaściwy adres.
Kolejność sekcji możesz swobodnie zmieniać, o ile zachowasz logiczny układ informacji: najpierw dane identyfikujące strony, potem dane zamówienia i opis towaru, na końcu oświadczenia oraz podpis. Dla sklepów o specyficznym asortymencie (np. odzież, części zamienne) można dodać dodatkowe pola, takie jak rozmiar, kolor czy numer seryjny.
Tabela produktów i przyczyna zwrotu
Tabela to serce formularza zwrotu towaru. Jeśli obsługujesz zamówienia zawierające wiele pozycji, warto zwiększyć liczbę wierszy lub dodać adnotację, że klient może dołączyć osobną listę. Konsekwentne uzupełnianie kolumn (nazwa, kod, ilość, cena) znacznie przyspiesza obsługę zwrotu i minimalizuje ryzyko pomyłek po stronie sprzedawcy.
W części „Podstawa i sposób zwrotu” można rozbudować listę powodów zwrotu (np. niewłaściwy rozmiar, uszkodzenie w transporcie, niezgodność z opisem). Nie jest to wymagane prawnie przy odstąpieniu od umowy, ale bywa pomocne biznesowo – pozwala analizować przyczyny zwrotów i poprawiać ofertę.
Na co szczególnie uważać przy projektowaniu formularza zwrotu
Zgodność z prawem i regulaminem sklepu
Przy wdrażaniu wzoru w firmie koniecznie sprawdź, czy dokument jest spójny z regulaminem sklepu internetowego oraz wewnętrznymi procedurami obsługi reklamacji i odstąpień od umowy. Nie należy dodawać zapisów, które mogłyby wprowadzać klienta w błąd co do przysługujących mu praw (np. skracać ustawowego terminu zwrotu).
Jeżeli zbierasz od klienta numer rachunku bankowego, zadbaj o odpowiednie sformułowanie klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych (RODO). Taka informacja może znajdować się bezpośrednio na formularzu lub w regulaminie, do którego dokument odsyła.
Czytelność i wersja elektroniczna
Formularz został zaprojektowany tak, aby wyglądał dobrze zarówno po wydruku, jak i w formie elektronicznej. Dzięki przyciskowi „Zapisz jako PDF” klient lub sprzedawca może łatwo wygenerować spójny wizualnie plik, który następnie dołączy do wiadomości e-mail czy systemu obsługi zgłoszeń. W razie potrzeby możesz dodać pola edytowalne w swoim systemie lub przekształcić wzór w formularz online.
Pamiętaj, że sam formularz zwrotu towaru nie jest obowiązkowy, ale znacząco usprawnia obsługę procesu. Im bardziej będzie intuicyjny, klarowny i kompletny, tym mniej czasu poświęcisz na dodatkową korespondencję i wyjaśnienia, a klient szybciej otrzyma zwrot środków.