Śmierć bliskiej osoby potrafi wywrócić życie do góry nogami jak nagłe hamowanie na autostradzie. W pracy jednak dalej obowiązują terminy, procedury i przepisy. Właśnie wtedy pojawia się pytanie: ile dni urlopu okolicznościowego na pogrzeb rzeczywiście przysługuje i na jakich zasadach? Prawidłowe rozumienie tych regulacji oszczędza dodatkowego stresu, dyskusji z kadrami i nieporozumień z pracodawcą. Poniżej zebrano w jednym miejscu najważniejsze informacje: od liczby dni, przez krąg uprawnionych krewnych, aż po praktyczne szczegóły typu dokumenty i terminy.
Podstawa prawna urlopu okolicznościowego na pogrzeb
Urlop okolicznościowy na pogrzeb nie wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy, ale z aktu wykonawczego. Podstawowym dokumentem jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy.
Rozporządzenie to wskazuje, w jakich sytuacjach pracownik ma prawo do płatnego zwolnienia od pracy i w jakim wymiarze. Jedną z takich sytuacji jest zgon i pogrzeb członka rodziny. Pracodawca nie przyznaje tego zwolnienia „uznaniowo” – ma obowiązek je udzielić, jeśli pracownik spełnia ustawowe warunki.
Najważniejsze: urlop okolicznościowy to nie jest zwykły urlop wypoczynkowy – to odrębne, dodatkowe zwolnienie od pracy, płatne jak za normalny dzień pracy.
Ile dni urlopu okolicznościowego na pogrzeb przysługuje?
Przepisy przewidują dwa podstawowe wymiary urlopu okolicznościowego z tytułu śmierci i pogrzebu: 2 dni lub 1 dzień. Wymiar zależy od stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa z osobą zmarłą.
2 dni urlopu okolicznościowego – dla kogo?
2 dni zwolnienia od pracy przysługują w razie zgonu i pogrzebu:
- małżonka
- dziecka (własnego, przysposobionego, dziecka małżonka)
- ojca lub matki
- ojczyma lub macochy
Chodzi o osoby najbliższe w rozumieniu prawa pracy, z którymi co do zasady łączy pracownika silna więź osobista i faktyczna. Wymiar 2 dni ma umożliwić zarówno udział w pogrzebie, jak i załatwienie niezbędnych spraw organizacyjnych oraz – po prostu – przeżycie żałoby w minimalnie spokojniejszych warunkach.
1 dzień urlopu okolicznościowego – dla kogo?
1 dzień zwolnienia od pracy przysługuje w razie zgonu i pogrzebu:
- siostry lub brata
- teścia lub teściowej
- babci lub dziadka
- innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką
Ta ostatnia grupa bywa niedoceniana. Przepisy obejmują nią np. dziecko partnera, z którym pracownik nie jest formalnie spokrewniony, ale faktycznie je utrzymuje, czy osobę niesamodzielną, którą się opiekuje. W takich sytuacjach warto przygotować się na konieczność wyjaśnienia stanu faktycznego w kadrach.
Czy można łączyć urlop okolicznościowy z innymi dniami wolnymi?
Urlop okolicznościowy ma charakter dodatkowy w stosunku do urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że nie obniża puli dni urlopu wypoczynkowego, do których pracownik ma prawo w danym roku. Wolne związane z pogrzebem można łączyć z innymi formami nieobecności w pracy.
Połączenie z urlopem wypoczynkowym
Częsta praktyka to „dodobranie” kilku dni urlopu wypoczynkowego przed lub po urlopie okolicznościowym. Umożliwia to dłuższy wyjazd do rodziny, załatwienie spraw spadkowych czy zwyczajnie dojście do siebie. Wymaga to jednak standardowej zgody pracodawcy na urlop wypoczynkowy – urlop okolicznościowy przysługuje z mocy prawa, wypoczynkowy już nie.
Zwolnienie lekarskie (L4) po śmierci bliskiej osoby
W praktyce zdarza się, że po śmierci bliskiego pojawia się silna reakcja stresowa czy depresyjna. W takich przypadkach lekarz może wystawić zwolnienie lekarskie (L4). To inny tytuł nieobecności niż urlop okolicznościowy.
Kolejność bywa różna: czasem pracownik najpierw korzysta z urlopu okolicznościowego, a potem przechodzi na L4, czasem jest odwrotnie. Kluczowe jest poprawne udokumentowanie każdej z tych nieobecności, bo wiążą się z nimi różne zasady wynagradzania.
Kiedy można wykorzystać urlop okolicznościowy na pogrzeb?
Rozporządzenie nie wskazuje konkretnego terminu kalendarzowego, w którym urlop okolicznościowy musi zostać wykorzystany. Istotny jest związek czasowy między nieobecnością w pracy a zgonem lub pogrzebem.
Czy urlop musi być dokładnie w dniu pogrzebu?
Nie ma wymogu, by urlop okolicznościowy przypadał dokładnie w dniu ceremonii pogrzebowej. Może zostać wykorzystany:
- w dniu pogrzebu,
- bezpośrednio przed pogrzebem – np. na dojazd i przygotowania,
- bezpośrednio po pogrzebie – np. na uporządkowanie spraw rodzinnych czy formalnych.
Ważne, by zachowany był logiczny związek z wydarzeniem. Urlop okolicznościowy z tytułu śmierci babci wykorzystany np. dwa miesiące po pogrzebie, bez żadnego uzasadnienia, może zostać zakwestionowany przez pracodawcę.
Podział dni – czy trzeba brać wszystko naraz?
Przepisy nie wprowadzają obowiązku wykorzystania urlopu okolicznościowego „ciągiem”. Jeśli przysługują 2 dni, można uzgodnić z pracodawcą ich rozdzielenie, o ile zachowany jest związek z wydarzeniem (śmiercią/pogrzebem). W praktyce większość pracodawców preferuje wykorzystanie dni pod rząd – z uwagi na prostotę rozliczeń.
Procedura: jak zgłosić urlop okolicznościowy na pogrzeb?
Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego, konieczne jest złożenie wniosku do pracodawcy. Ustawa nie narzuca formy – może to być formularz wewnętrzny, wniosek elektroniczny w systemie kadrowym, mail lub pisemne oświadczenie według wzoru obowiązującego w firmie.
Co powinien zawierać wniosek?
Typowy wniosek o urlop okolicznościowy na pogrzeb powinien zawierać:
- oznaczenie pracownika (imię, nazwisko, dział, stanowisko),
- prośbę o udzielenie urlopu okolicznościowego,
- przyczynę – np. „zgon i pogrzeb matki”,
- daty planowanej nieobecności,
- podpis, datę złożenia.
Pracodawca co do zasady nie może odmówić takiego urlopu, jeśli spełnione są warunki wynikające z rozporządzenia. Nie jest to więc kwestia „dobrej woli”, tylko obowiązek po stronie pracodawcy.
Dokumenty potwierdzające prawo do urlopu
Pracodawca ma prawo zażądać dokumentu potwierdzającego zdarzenie, np.:
- odpisu skróconego aktu zgonu
- lub innego dokumentu poświadczającego śmierć i stopień pokrewieństwa (czasem wystarcza oświadczenie pracownika, zależnie od praktyki w firmie).
Najczęściej dokument przedstawia się po powrocie do pracy, szczególnie gdy śmierć nastąpiła nagle i nie było czasu na kompletowanie formalności. Kwestia terminu i formy okazania dokumentów jest zwykle regulowana wewnętrznymi procedurami firmy.
Uwaga: dane o śmierci bliskiej osoby oraz akcie zgonu są danymi wrażliwymi – pracodawca powinien je przetwarzać wyłącznie w niezbędnym zakresie i zabezpieczyć zgodnie z RODO.
Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy na pogrzeb
Za czas urlopu okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Oblicza się je na zasadach stosowanych przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, czyli uwzględnia się zarówno składniki stałe, jak i odpowiednio uśrednione składniki zmienne.
W praktyce oznacza to, że za dni urlopu okolicznościowego przysługuje takie wynagrodzenie, jakby w tym czasie pracownik normalnie wykonywał pracę. Nie jest to zasiłek ani świadczenie socjalne, ale standardowa płaca finansowana przez pracodawcę.
Urlop okolicznościowy na pogrzeb a forma zatrudnienia
Prawo do urlopu okolicznościowego na pogrzeb przysługuje tylko pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Pozostałe formy współpracy sytuują się poza reżimem Kodeksu pracy.
Umowa o pracę
W przypadku umowy o pracę sytuacja jest klarowna: urlop okolicznościowy wynika z rozporządzenia i jest obowiązkowy dla pracodawcy, jeśli pracownik spełnia przewidziane warunki (pokrewieństwo, związek czasowy z pogrzebem).
Umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło)
Dla osób pracujących na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło urlop okolicznościowy nie przysługuje z mocy prawa. Nieobecność w dniu pogrzebu wymaga indywidualnych ustaleń ze zleceniodawcą lub zamawiającym – można próbować:
- przesunąć termin wykonania zlecenia,
- umówić się na niewykonywanie usług w danym dniu bez wynagrodzenia,
- uregulować w umowie prawo do przerwy w świadczeniu usług w sytuacjach losowych.
W praktyce wiele firm stosuje do współpracowników cywilnoprawnych podobne standardy jak do pracowników etatowych, ale wynika to wyłącznie z dobrej woli i polityki firmy, a nie z obowiązku ustawowego.
Samozatrudnienie i przedsiębiorcy
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wspólnicy spółek, freelancerzy – nie mają formalnego „urlopu okolicznościowego”. Mogą natomiast:
- samodzielnie zorganizować sobie przerwę w świadczeniu usług,
- powołać się na tzw. siłę wyższą i próbować zmienić terminy wykonania umów,
- w skrajnych przypadkach – rozwiązać lub renegocjować umowę z kontrahentem.
To jednak wyłącznie obszar prawa cywilnego i uzgodnień między stronami, a nie urlopu w rozumieniu prawa pracy.
Najczęstsze problemy i nieporozumienia przy urlopie na pogrzeb
Wokół urlopu okolicznościowego narosło sporo mitów. Część wynika z nieprecyzyjnej komunikacji w firmach, część z przestarzałych praktyk.
„Pracodawca może odmówić, bo nie ma zastępstwa”
Pracodawca nie ma prawa odmówić urlopu okolicznościowego z tytułu śmierci bliskiej osoby, jeśli spełnione są ustawowe warunki. Można oczywiście uzgodnić przesunięcie terminu np. o jeden dzień, jeśli pogrzeb jest później, ale odmowa jako taka będzie sprzeczna z przepisami.
„Trzeba brać urlop tylko w dniu pogrzebu”
Przepisy wymagają związku czasowego z wydarzeniem, a nie sztywnego przypisania do dnia ceremonii. Jeden dzień może przypadać w dniu pogrzebu, drugi – np. tuż przed lub po, jeśli to uzasadnione potrzebami pracownika (dojazd, formalności, żałoba).
„Za urlop okolicznościowy nie ma pełnego wynagrodzenia”
Za urlop okolicznościowy należy się wynagrodzenie tak, jak za zwykły dzień pracy. Jeśli pojawiają się różnice na pasku płacowym, wynikają zwykle z technicznego sposobu liczenia składników zmiennych, a nie z obniżenia podstawy „bo to urlop okolicznościowy”.
„Pracodawca nie może żądać żadnych dokumentów”
Pracodawca ma prawo zażądać dokumentu potwierdzającego zdarzenie, ponieważ musi prawidłowo udokumentować nieobecność pracownika. Nie oznacza to jednak dowolności – przetwarzanie takich danych obwarowane jest przepisami o ochronie danych osobowych.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
Urlop okolicznościowy na pogrzeb to konkretny, jasno opisany w przepisach rodzaj zwolnienia od pracy. Najważniejsze elementy, które warto mieć z tyłu głowy:
- 2 dni – w razie śmierci i pogrzebu: małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
- 1 dzień – w razie śmierci i pogrzebu: rodzeństwa, teściów, dziadków, osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod opieką,
- urlop jest dodatkowy i płatny, nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego,
- pracodawca ma obowiązek go udzielić – nie jest to dobra wola ani premia,
- konieczny jest związek czasowy z wydarzeniem oraz poprawne udokumentowanie nieobecności.
Znajomość tych zasad ułatwia spokojne załatwienie formalności w jednym z trudniejszych momentów w życiu, bez dodatkowych sporów i napięć w pracy.