Przy zwolnieniu lekarskim najważniejsze są dwie rzeczy: czy przysługuje zasiłek oraz kiedy faktycznie pojawią się pieniądze na koncie. ZUS nie wysyła SMS-ów ani maili o przelewach, więc bez własnej inicjatywy łatwo zostać w niepewności. Cały proces da się jednak sprawdzić samodzielnie – od tego, czy ZUS ma komplet dokumentów, po konkretne dane przelewu. Poniżej znajduje się praktyczna instrukcja krok po kroku, jak ustalić, czy ZUS już wysłał pieniądze za zwolnienie i co zrobić, jeśli przelew się opóźnia.
Czy ZUS w ogóle ma płacić za zwolnienie?
Na początku trzeba ustalić, kto w danej sytuacji wypłaca świadczenie chorobowe. Nie zawsze jest to ZUS – czasem płatnikiem jest pracodawca.
Standardowo wygląda to tak:
- pracownik etatowy – w roku kalendarzowym za pierwsze 33 dni choroby (a powyżej 50 roku życia za pierwsze 14 dni) wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca; dopiero po tym okresie wchodzi zasiłek chorobowy z ZUS, który ZUS wypłaca bezpośrednio lub za pośrednictwem pracodawcy (tzw. płatnik zasiłków),
- zleceniobiorca czy osoba prowadząca działalność – jeśli opłacane jest dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, zasiłek chorobowy od pierwszego dnia przysługuje z ZUS, bo nie ma wynagrodzenia chorobowego od pracodawcy,
- pracodawca jako płatnik zasiłków – większe firmy (co do zasady: zgłaszające do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób) same wypłacają zasiłki chorobowe, a potem rozliczają je z ZUS.
Zanim zacznie się szukać przelewu z ZUS, trzeba ustalić:
- czy zwolnienie weszło już w „okres zasiłkowy” (czy minęło 33/14 dni wynagrodzenia chorobowego),
- czy pracodawca jest płatnikiem zasiłków – wtedy pieniędzy nie będzie z ZUS, tylko z firmy, mimo że na PUE ZUS widać zwolnienie,
- czy na pewno przysługuje ubezpieczenie chorobowe (np. przy zleceniu lub działalności).
- daty wpływu kompletu dokumentów (np. druków Z-3/Z-3a od pracodawcy, Z-15 od ubezpieczonego),
- albo od dnia, kiedy ZUS zakończył dodatkowe wyjaśnienia (np. po kontroli zwolnienia).
- okresach zatrudnienia,
- podstawie wymiaru zasiłku (średnie wynagrodzenie),
- dotychczasowych okresach pobierania zasiłków.
- zleceniu – formularz Z-3a,
- czy innych tytułach do ubezpieczenia – odpowiednie druki opisujące wynagrodzenie.
- Z-15A – zasiłek opiekuńczy nad dzieckiem,
- Z-15B – zasiłek opiekuńczy nad innym członkiem rodziny.
- że ubezpieczenie chorobowe faktycznie trwało w wymaganym okresie wyczekiwania,
- że składki chorobowe zostały opłacone w pełnej wysokości.
- Wejść na stronę www.zus.pl i wybrać przycisk PUE ZUS.
- Zalogować się przez profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczną lub inne dostępne metody.
- Po zalogowaniu przejść do profilu Ubezpieczonego (jeśli wyświetla się kilka ról – np. płatnik, ubezpieczony, świadczeniobiorca).
- W menu bocznym (lub górnym, w zależności od wersji) znaleźć sekcję związaną ze świadczeniami, najczęściej: „Świadczenia i zasiłki” albo zakładkę „Zasiłki”.
- rodzaj świadczenia – zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy, świadczenie rehabilitacyjne,
- status – np. „w trakcie rozpatrywania”, „przyznano”, „odmówiono”,
- okres, za który przysługuje świadczenie – daty zgodne z e-ZLA lub decyzją,
- kwota zasiłku oraz informacje o wypłacie/przelewie.
- „ZUS ZASIŁEK CHOROBOWY”,
- „ZUS ŚWIADCZENIE”,
- „ZUS – zasiłek opiekuńczy” lub zbliżone sformułowania.
- potrącenia zajęć komorniczych,
- rozliczenia z poprzednimi świadczeniami,
- zasiłek wypłacony tylko za część okresu (np. do dnia ustania ubezpieczenia).
- czy wszystkie wymagane dokumenty (Z-3/Z-3a) zostały wysłane do ZUS i kiedy,
- czy firma nie jest płatnikiem zasiłków – wtedy to pracodawca, a nie ZUS, odpowiada za wypłatę,
- czy wynagrodzenie chorobowe i zasiłek nie zostały już wypłacone razem z pensją (nie zawsze jest to jasno rozpisane na pasku wynagrodzeń).
- brakuje informacji o przyznaniu świadczenia,
- widnieje komunikat o brakach dokumentów,
- telefon na infolinię ZUS – konsultant może sprawdzić status sprawy po numerze PESEL,
- e-wiadomość przez PUE ZUS – w treści warto podać numer sprawy/świadczenia, okres zwolnienia i opisać problem,
- wizyta w placówce – szczególnie gdy konieczne jest okazanie dodatkowych dokumentów lub wyjaśnienie skomplikowanej sytuacji (np. kilka tytułów ubezpieczenia).
- daty zwolnienia lekarskiego,
- informację, od kiedy wypłaca zasiłek ZUS (a do kiedy pracodawca),
- potwierdzenie wysłania dokumentów przez pracodawcę (jeśli kadrzy udostępnili takie dane).
- Ustalić, kto płaci – pracodawca czy ZUS (i od kiedy).
- Sprawdzić, czy pracodawca wysłał Z-3/Z-3a oraz czy potrzebne są dodatkowe wnioski (Z-15A/Z-15B, itp.).
- Zalogować się na PUE ZUS i w zakładce „Zasiłki/Świadczenia” sprawdzić status sprawy (w trakcie / przyznano / odmówiono) oraz ewentualną datę wypłaty.
- Skontrolować konto bankowe – przelew z ZUS, tytuł operacji, zgodność okresu i kwoty.
- Jeśli są niejasności: najpierw kontakt z kadrami, potem z ZUS (infolinia, e-wiadomość, wizyta).
Jeśli przelew przychodzi z konta firmowego pracodawcy, a nie z ZUS, to często nie jest to błąd – firma może być płatnikiem zasiłków i rozlicza tylko świadczenie z ZUS-em „na zapleczu”, bez udziału pracownika.
Terminy: kiedy ZUS powinien wysłać pieniądze
ZUS nie przelewa pieniędzy „od razu po wystawieniu L4”. Podstawowa zasada: ZUS ma 30 dni na wypłatę zasiłku chorobowego, licząc od dnia wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do przyznania świadczenia. W praktyce to oznacza, że 30 dni liczy się nie od daty zwolnienia, ale od:
Jeśli w systemie PUE ZUS widać, że wypłata została „przyznana”, przelew zwykle pojawia się w ciągu kilku dni roboczych. Obciążenie konta ZUS i uznanie na koncie bankowym pracownika może się różnić o 1 dzień.
Jeżeli po około 35–40 dniach (licząc od dostarczenia dokumentów) dalej nie ma żadnych informacji, warto sprawdzić status w PUE ZUS i ewentualne pisma – często przyczyną jest brak jednego dokumentu lub wyjaśnienia.
Czy ZUS ma komplet dokumentów – co musi być zrobione
Samo e-ZLA (elektroniczne zwolnienie) nie oznacza jeszcze, że pieniądze zostaną automatycznie wypłacone. Konieczne są dodatkowe dokumenty, najczęściej składane przez pracodawcę lub osobę ubezpieczoną.
Dokumenty od pracodawcy
Dla pracowników etatowych kluczowy jest formularz Z-3 (zaświadczenie płatnika składek). Zawiera on informacje o:
Bez tego dokumentu ZUS nie ma danych, z jakiej kwoty obliczyć zasiłek. Pracodawca ma obowiązek przekazać Z-3 niezwłocznie po otrzymaniu informacji o zwolnieniu, najczęściej wysyła je elektronicznie przez PUE. Podobnie wygląda sprawa przy:
Jeżeli ZUS na PUE pokazuje komunikat o oczekiwaniu na Z-3/Z-3a, problem leży po stronie pracodawcy. Warto wtedy skontaktować się z działem kadr i poprosić o pilne przesłanie brakujących dokumentów.
Dokumenty od osoby ubezpieczonej
Przy „zwykłym” zwolnieniu chorobowym (nie z powodu opieki nad dzieckiem, nie w ciąży, itp.) ZUS potrafi obsłużyć wiele sytuacji tylko na podstawie e-ZLA i dokumentu od pracodawcy. Są jednak przypadki, gdy konieczny jest dodatkowy wniosek od ubezpieczonego, np.:
Te formularze można uzupełnić i wysłać samodzielnie przez PUE ZUS lub złożyć w wersji papierowej w placówce. Brak wniosku oznacza, że zasiłek opiekuńczy po prostu nie zostanie wypłacony, choć zwolnienie widnieje w systemie.
W przypadku osób prowadzących działalność lub zleceniobiorców, którzy samodzielnie zgłaszają się do ubezpieczenia chorobowego, konieczne bywa dodatkowe potwierdzenie:
Informacje o brakach dokumentów często pojawiają się w PUE ZUS w zakładce z korespondencją – zanim zostanie złożona reklamacja „o brak przelewu”, warto tam zajrzeć.
Jak sprawdzić status wypłaty w PUE ZUS – krok po kroku
Najbardziej konkretne informacje o tym, czy ZUS przyznał i wypłacił zasiłek, znajdują się w serwisie PUE ZUS. Wystarczy kilka kroków.
Logowanie i znalezienie właściwej zakładki
W tej części systemu powinny być widoczne informacje o wszystkich zwolnieniach i świadczeniach chorobowych przypisanych do danego numeru PESEL.
Odczytywanie statusów i informacji o wypłacie
Po wejściu w zakładkę ze świadczeniami można zobaczyć listę spraw i decyzji. Warto zwrócić uwagę na kilka elementów:
Jeśli status sprawy widnieje jako „w trakcie rozpatrywania”, ZUS jeszcze nie zakończył analizy dokumentów. Gdy pojawia się status „przyznano” i widać konkretną kwotę, warto poszukać informacji o dacie wypłaty – w szczegółach sprawy powinna pojawić się data zrealizowania przelewu lub numer dokumentu wypłaty.
Jeżeli w PUE widać, że zasiłek został przyznany, a poniżej widnieje „wypłata zrealizowana dnia…”, można przyjąć, że przelew już wyszedł z ZUS. Wtedy pozostaje sprawdzić konto bankowe albo numer rachunku, na który ZUS wysyła pieniądze.
Jak rozpoznać przelew z ZUS na koncie bankowym
Po ustaleniu, że wypłata została zrealizowana, kolejny krok to sprawdzenie konta bankowego. ZUS używa charakterystycznych tytułów przelewów, dzięki którym można zidentyfikować świadczenie.
W historii rachunku przelew z ZUS może pojawić się jako:
W tytule często podawany jest okres, za jaki wypłacane jest świadczenie albo numer decyzji. Jeżeli na koncie znajduje się przelew z ZUS, ale kwota wydaje się niższa niż oczekiwana, powody mogą być różne:
W razie wątpliwości co do kwoty, szczegóły rozliczenia najlepiej sprawdzić w PUE ZUS w zakładce ze szczegółami świadczenia albo w decyzji, którą ZUS wysyła elektronicznie lub pocztą.
Warto też zweryfikować, na jaki numer konta ZUS wysyła pieniądze. Jeśli numer rachunku był zmieniany, ale aktualizacja nie dotarła do ZUS, przelew może pójść na stary numer. Informacja o aktualnym rachunku do wypłaty jest widoczna w PUE ZUS – w danych świadczeniobiorcy.
Co zrobić, gdy pieniędzy nadal nie ma
Zdarzają się sytuacje, w których mimo upływu terminu i informacji o wypłacie wciąż nie ma pieniędzy na koncie. Wtedy warto działać według konkretnej ścieżki.
Kontakt z pracodawcą i działem kadr
Najpierw należy potwierdzić z pracodawcą:
Często rozbieżności wynikają z prostych nieporozumień: zasiłek za część miesiąca wypłacony przez firmę, reszta przez ZUS, a w dokumentach płacowych nie jest to wystarczająco czytelnie opisane.
Kontakt z ZUS i zgłoszenie problemu
Jeśli po stronie pracodawcy wszystko się zgadza, a w PUE ZUS:
wtedy trzeba skontaktować się bezpośrednio z ZUS. Możliwe formy kontaktu:
Przy zgłaszaniu problemu dobrze mieć pod ręką:
Jeżeli ZUS odmówi przyznania świadczenia (np. decyzja widnieje w PUE lub przyszła pocztą), przysługuje prawo do odwołania. Termin na wniesienie odwołania to co do zasady miesiąc od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie składa się za pośrednictwem ZUS do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych.
Podsumowanie – schemat działania w praktyce
Cały proces sprawdzania, czy ZUS wysłał pieniądze za zwolnienie, można sprowadzić do prostego schematu:
Dzięki temu zamiast czekać „w ciemno”, można krok po kroku sprawdzić, na jakim etapie jest sprawa, czego ewentualnie brakuje i kiedy realnie spodziewać się pieniędzy za zwolnienie lekarskie.