Wielu przedsiębiorców i wspólników spółek odkłada temat dziedziczenia, licząc na to, że „rodzina się dogada”. To stare podejście sprawdza się coraz rzadziej, gdy w grę wchodzą udziały, kontrakty i kredyty firmowe. Coraz częściej stosowane jest podejście oparte na świadomym zaplanowaniu sukcesji: testament + konkretne rozwiązania notarialne. Zmiana wynika z prostego faktu – przy majątku firmowym i skomplikowanych relacjach rodzinnych zwykły „testament na kartce” często nie wystarcza, a czasem wręcz uniemożliwia realizację tego, co spadkodawca chciał osiągnąć.
W praktyce kluczowe pytanie brzmi nie „czy w ogóle sporządzać testament?”, ale kiedy testament musi mieć formę aktu notarialnego, żeby był skuteczny i bezpieczny. Poniżej omówione są najważniejsze sytuacje – zarówno te, w których prawo wymaga formy notarialnej, jak i te, w których w biznesie jest to po prostu rozsądny obowiązek wobec spadkobierców.
Formy testamentu w polskim prawie – krótkie uporządkowanie
Polskie prawo przewiduje kilka zwykłych form testamentu. Najczęściej spotykane to:
- testament własnoręczny (holograficzny) – cały napisany ręcznie, podpisany, z datą,
- testament notarialny – sporządzony w formie aktu notarialnego,
- testament allograficzny – ustne oświadczenie woli przed wójtem/burmistrzem/prezydentem miasta, starostą, marszałkiem, sekretarzem gminy albo kierownikiem USC, w obecności dwóch świadków.
Są też formy szczególne (ustny, podróżny, wojskowy), ale w kontekście majątku firmowego mają marginalne znaczenie. Najważniejsze jest to, że testament notarialny jest jedną z równorzędnych form testamentu – z jednym istotnym wyjątkiem, o którym dalej.
Kiedy testament notarialny jest prawnie wymagany
W zdecydowanej większości sytuacji testament notarialny nie jest „nakazany” przepisami – można wybrać formę własnoręczną. Jest jednak obszar, w którym ustawodawca postawił twardy wymóg aktu notarialnego.
Zapis windykacyjny konkretnych składników majątku
Zapis windykacyjny to instytucja, która pozwala przekazać oznaczone składniki majątku konkretnym osobom w taki sposób, że stają się one ich właścicielami z chwilą otwarcia spadku (czyli śmierci spadkodawcy), a nie dopiero po dziale spadku.
Można w ten sposób objąć m.in.:
- udziały w spółce z o.o.,
- akcje w spółkach kapitałowych (np. PSA, SA),
- przedsiębiorstwo lub jego zorganizowaną część,
- nieruchomości (np. lokal użytkowy, hala produkcyjna),
- inne prawa majątkowe zbywalne.
Zapis windykacyjny pozwala np. przekazać konkretnej osobie udziały w spółce z o.o. tak, żeby nie weszły one do „wspólnego worka” spadkowego wszystkich spadkobierców. To często jedyny sensowny sposób, aby zabezpieczyć ciągłość zarządzania firmą po śmierci wspólnika.
Zapis windykacyjny można ustanowić wyłącznie w testamencie sporządzonym w formie aktu notarialnego. Testament własnoręczny czy ustny nie wystarczy – zapis będzie wtedy po prostu nieważny jako zapis windykacyjny.
Jeżeli w testamencie własnoręcznym pojawi się sformułowanie zbliżone do zapisu windykacyjnego (np. „udziały w spółce X przechodzą na syna Jana”), sąd będzie traktował to co najwyżej jako zwykły zapis zwykły. W praktyce oznacza to, że:
- udzialy wejdą do masy spadkowej wszystkich spadkobierców,
- „obdarowany” syn będzie miał jedynie roszczenie do pozostałych spadkobierców o przeniesienie udziałów,
- konieczne będą dodatkowe umowy, nieraz spór, czasem proces.
Dlatego w przypadku, gdy celem jest dokładne i natychmiastowe przekazanie konkretnych aktywów firmowych określonym osobom, testament notarialny nie jest opcją – jest prawnie konieczny.
Szczególne sytuacje spadkodawcy – kiedy w praktyce zostaje tylko notariusz
Prawo nie narzuca wprost testamentu notarialnego w razie choroby czy niepełnosprawności, ale w określonych sytuacjach inne formy są bardzo ryzykowne albo praktycznie niedostępne. Dotyczy to zwłaszcza osób:
- mających trudności z pisaniem (paraliż, choroby neurologiczne),
- mających problemy z czytaniem lub rozumieniem skomplikowanych tekstów,
- których stan zdrowia może być później podważany (np. choroba otępienna w początkowym stadium).
Teoretycznie można korzystać z testamentu allograficznego lub ustnego, ale w praktyce testament notarialny zapewnia zdecydowanie większe bezpieczeństwo dowodowe. Notariusz ma obowiązek zbadać zdolność testowania, dba o jasne sformułowania i właściwą formę dokumentu. Przy większym majątku (szczególnie firmowym) próba „oszczędzenia” na notariuszu często kończy się wieloletnim sporem spadkobierców.
Kiedy testament notarialny jest praktycznie konieczny w biznesie
W świecie obrotu gospodarczego sama ważność testamentu to za mało. Liczy się też tempo i bezpieczeństwo wchodzenia spadkobierców w prawa zmarłego – tak, aby firma nie „stała w miejscu” przez kilka lat.
Przedsiębiorca w CEIDG i zarząd sukcesyjny
Ustawa o zarządzie sukcesyjnym pozwala powołać zarządcę sukcesyjnego, który prowadzi firmę po śmierci przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG. Można to zrobić:
- za życia – przez wpis w CEIDG,
- po śmierci – przez spadkobierców lub zapisobiercę windykacyjnego (w ograniczonym czasie).
Testament notarialny nie jest tu obowiązkowy, ale w praktyce, jeżeli majątek obejmuje znaczącą firmę jednoosobową, działalność z kontraktami B2B czy leasingami, brak jasnego uregulowania w testamencie notarialnym często powoduje chaos. Warto w takim testamencie:
- konkretnie wskazać, komu ma przypaść przedsiębiorstwo lub jego zorganizowana część,
- zastosować zapis windykacyjny przedsiębiorstwa,
- w treści odwołać się do wcześniejszego powołania zarządcy sukcesyjnego w CEIDG (albo przewidzieć, kto ma nim zostać).
- przekazać udziały lub akcje konkretnym osobom w drodze zapisu windykacyjnego,
- zgrać się z regulacjami umowy spółki dotyczącymi wstąpienia spadkobierców,
- zapobiec sytuacji, w której „pakiet kontrolny” rozprasza się pomiędzy kilkoro spadkobierców bez doświadczenia biznesowego.
- nieprecyzyjne sformułowania – brak jednoznacznego określenia składników majątku, np. „firma” bez wskazania, czy chodzi o przedsiębiorstwo w rozumieniu prawa, czy o udziały w konkretnej spółce,
- brak spójności z umowami spółek – zapisy testamentu sprzeczne z postanowieniami umowy spółki o zbyciu udziałów w razie śmierci,
- brak świadomości skutków prawnych – pomieszanie zapisu zwykłego z windykacyjnym, brak regulacji zachowku,
- problemy dowodowe – kwestionowanie autentyczności pisma, zarzuty braku zdolności testowania.
- koszt jednego pełnomocnika w sporze spadkowym (I instancja) zwykle przeskakuje kilka tysięcy złotych,
- przy sporze o udziały w spółce wartość przedmiotu sporu to często setki tysięcy złotych i więcej,
- pośrednie koszty paraliżu decyzyjnego w firmie są trudne do oszacowania, ale bardzo realne.
- pełna lista składników majątku – nieruchomości (z numerami ksiąg wieczystych), udziały i akcje (z oznaczeniem spółek i liczby udziałów/akcji), znak towarowy, prawa z umów itp.,
- odpisy aktualne z KRS spółek, w których spadkodawca ma udziały/akcje,
- umowy spółek (szczególnie spółek z o.o. i PSA) – często zawierają postanowienia dotyczące dziedziczenia udziałów i obrotu nimi,
- dane osobowe przyszłych spadkobierców i zapisobierców – imiona, nazwiska, PESEL, adresy,
- wstępnie przemyślany schemat podziału majątku – kto ma dostać udziały, kto nieruchomości, kto środki pieniężne itp.
Takie połączenie rozwiązań – zarząd sukcesyjny + testament notarialny z zapisem windykacyjnym – pozwala realnie utrzymać ciągłość działalności po śmierci właściciela, bez paraliżu decyzyjnego i sporów między spadkobiercami.
Udziały w spółce z o.o. i akcje w spółkach kapitałowych
Śmierć wspólnika spółki z o.o. albo akcjonariusza PSA/SA otwiera całą listę problemów: kto głosuje na zgromadzeniu, czy spółka ma obowiązek wypłacić spadkobiercom wartość udziałów, czy może dochodzi do wstąpienia do spółki.
Dobrze skonstruowany testament notarialny w połączeniu z umową spółki może:
Warto pamiętać o jednym: nawet najlepszy testament własnoręczny może zostać podważony co do daty sporządzenia, autora czy rzeczywistej treści (poprawki, dopiski). Przy udziale wycenianym na setki tysięcy czy miliony złotych ryzyko takiego sporu jest realne. Akt notarialny jest pod tym względem znacznie trudniejszy do podważenia.
Ryzyka testamentu odręcznego przy majątku firmowym
Testament własnoręczny jest kuszący – szybki, darmowy, „zawsze można przepisać”. W przypadku prostego majątku prywatnego bywa wystarczający. Przy majątku firmowym generuje jednak typowe problemy:
Efekt bywa taki, że zamiast uporządkowanej sukcesji biznesu powstają wieloletnie sprawy sądowe, brak decyzji w spółce, zablokowane konta i utrata kontrahentów. Koszt notariusza na etapie sporządzania testamentu jest wówczas znikomy w porównaniu z kosztami sporów, które miały zostać uniknięte.
Koszt testamentu notarialnego a potencjalne spory
Wysokość taksy notarialnej za testament jest regulowana przepisami – dla standardowego testamentu to z reguły od kilkudziesięciu do około 200–300 zł netto, w zależności od regionu i treści. Przy testamencie z zapisem windykacyjnym taksa może być wyższa, ale nadal mowa o kwotach rzędu kilkuset złotych.
Nawet przy rozbudowanym majątku firmowym, obejmującym kilka nieruchomości, udziały w spółkach i przedsiębiorstwo, koszt sporządzenia testamentu notarialnego zazwyczaj mieści się poniżej kilku tysięcy złotych. Dla porównania:
Przy większym majątku – zwłaszcza firmowym – sporządzenie testamentu notarialnego to w praktyce koszt ubezpieczenia od wieloletnich sporów rodzinnych i biznesowych.
Jak przygotować się do sporządzenia testamentu notarialnego
Żeby wizyta u notariusza była konkretna i efektywna, warto przygotować kilka elementów wcześniej. Chodzi szczególnie o sytuacje z majątkiem firmowym.
Przydatne będą w szczególności:
Warto też zastanowić się, czy i jak rozwiązać temat zachowku. Przy przekazywaniu wartościowych składników konkretnym osobom (np. jednemu z dzieci przejmującemu biznes) konieczne może być przewidzenie sposobu zaspokojenia roszczeń pozostałych uprawnionych do zachowku. Dobry notariusz zwróci na to uwagę, ale im lepiej przemyślana koncepcja, tym sprawniej da się przełożyć ją na język aktu notarialnego.
Podsumowanie – kiedy testament notarialny to obowiązek, a kiedy rozsądny standard
Testament notarialny jest obowiązkowy, gdy w grę wchodzi zapis windykacyjny – bez aktu notarialnego nie da się skutecznie „od razu” przekazać konkretnych składników majątku, takich jak udziały w spółce czy przedsiębiorstwo. Poza tym obszarem prawo nie wymaga formy notarialnej, ale przy majątku firmowym, udziale w spółkach i skomplikowanych relacjach rodzinnych jest to w praktyce standard, który chroni przed sporami.
Z perspektywy prawa gospodarczego testament notarialny to nie „fanaberia prawnicza”, tylko narzędzie zarządzania ryzykiem – podobne do dobrze napisanej umowy spółki czy porządnie ułożonej struktury udziałowej. Im wcześniej zostanie wykorzystane, tym mniej niespodzianek czeka spadkobierców oraz wspólników w chwili, gdy testament będzie musiał zadziałać w praktyce.