Sprawozdanie z działalności zarządu to istotny dokument, który stanowi uzupełnienie rocznego sprawozdania finansowego. Dla wielu przedsiębiorców jego przygotowanie stanowi wyzwanie, szczególnie gdy robią to po raz pierwszy. W artykule wyjaśniamy, jakie zasady obowiązują przy sporządzaniu sprawozdania z działalności zarządu za 2023 rok, kogo dotyczy ten obowiązek oraz jakie elementy powinny znaleźć się w takim dokumencie.
Czym jest sprawozdanie z działalności zarządu i kogo dotyczy
Sprawozdanie z działalności zarządu to dokument zawierający informacje o sytuacji majątkowej, finansowej oraz wynikach działalności jednostki, które nie zostały bezpośrednio ujęte w sprawozdaniu finansowym. Stanowi ono swego rodzaju komentarz zarządu do liczb przedstawionych w sprawozdaniu finansowym, pozwalając na lepsze zrozumienie kontekstu biznesowego prezentowanych danych.
Obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności zarządu dotyczy:
- spółek kapitałowych (sp. z o.o., S.A.)
- spółek komandytowo-akcyjnych
- spółdzielni
- przedsiębiorstw państwowych
- jednostek, które w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe oraz w roku poprzedzającym ten rok przekroczyły co najmniej dwie z trzech wielkości:
- 85 mln zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego
- 170 mln zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy
- 250 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty
Z obowiązku sporządzania sprawozdania z działalności zarządu zwolnione są jednostki mikro i małe w rozumieniu ustawy o rachunkowości, pod warunkiem że informacje dotyczące nabycia udziałów własnych zostaną ujawnione w informacji dodatkowej.
Podstawy prawne sporządzania sprawozdania za 2023 rok
Obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności zarządu wynika z następujących aktów prawnych:
- Ustawy o rachunkowości (art. 49) – podstawowy akt prawny regulujący zasady sporządzania sprawozdania
- Kodeksu spółek handlowych – w zakresie obowiązków zarządu spółek kapitałowych
- Krajowego Standardu Rachunkowości nr 9 „Sprawozdanie z działalności” – zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące zawartości sprawozdania
Zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i finansowym, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń.
Sprawozdanie z działalności zarządu za rok 2023 należy sporządzić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, czyli najpóźniej do 31 marca 2024 roku (dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym).
Struktura i kluczowe elementy sprawozdania z działalności zarządu
Prawidłowo sporządzone sprawozdanie z działalności zarządu za 2023 rok powinno zawierać następujące elementy:
Informacje ogólne o jednostce
W tej części należy zawrzeć podstawowe dane o spółce, takie jak:
- nazwa i forma prawna
- siedziba i adres
- przedmiot działalności
- informacje o posiadanych oddziałach
- skład zarządu i rady nadzorczej
- struktura właścicielska
Sytuacja finansowa i majątkowa
Ta sekcja powinna zawierać:
- omówienie aktualnej sytuacji finansowej i majątkowej
- analizę kluczowych wskaźników finansowych (płynności, rentowności, zadłużenia)
- porównanie wyników z poprzednim rokiem obrotowym
- informacje o zaciągniętych kredytach i pożyczkach
- informacje o udzielonych poręczeniach i gwarancjach
Opis działalności w roku obrotowym
W tej części należy przedstawić:
- najważniejsze wydarzenia w działalności jednostki w roku 2023
- informacje o realizowanych projektach i inwestycjach
- zmiany w ofercie produktowej/usługowej
- opis struktury sprzedaży
- informacje o rynkach zbytu i głównych klientach
- zmiany w łańcuchu dostaw i relacjach z dostawcami
Czynniki ryzyka i zagrożenia
W sprawozdaniu należy wskazać:
- czynniki ryzyka związane z prowadzoną działalnością
- zagrożenia wewnętrzne i zewnętrzne
- sposoby zarządzania ryzykiem
- wpływ czynników makroekonomicznych na działalność jednostki
- potencjalne zagrożenia związane z konkurencją rynkową
Przewidywany rozwój jednostki
Ta część powinna zawierać:
- plany i perspektywy rozwoju na kolejny rok
- planowane inwestycje
- przewidywane zmiany w sytuacji finansowej
- strategiczne kierunki rozwoju w dłuższej perspektywie
- potencjalne szanse rynkowe, które jednostka zamierza wykorzystać
Dodatkowo, w zależności od specyfiki działalności, sprawozdanie może zawierać informacje o działalności badawczo-rozwojowej, aspektach środowiskowych czy społecznych (CSR), a także o działaniach w zakresie zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialności społecznej.
Praktyczne wskazówki dotyczące sporządzania sprawozdania
Przy sporządzaniu sprawozdania z działalności zarządu za 2023 rok warto kierować się następującymi zasadami:
- Przejrzystość i czytelność – sprawozdanie powinno być napisane jasnym, zrozumiałym językiem, bez nadmiernego używania żargonu technicznego
- Spójność z danymi finansowymi – informacje zawarte w sprawozdaniu muszą być spójne z danymi w sprawozdaniu finansowym
- Istotność – należy skupić się na informacjach istotnych z punktu widzenia oceny sytuacji jednostki
- Kompletność – sprawozdanie powinno zawierać wszystkie wymagane prawem elementy
- Wyważona ocena – należy przedstawić zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty działalności
- Obiektywizm – unikaj nadmiernie optymistycznych lub pesymistycznych ocen, które mogłyby wprowadzać w błąd czytelników
- Aktualność – uwzględnij najnowsze wydarzenia, które miały miejsce do dnia sporządzenia sprawozdania
Sprawozdanie z działalności zarządu nie powinno być jedynie formalnym dokumentem sporządzanym na potrzeby organów nadzorczych, ale wartościowym źródłem informacji dla inwestorów, kontrahentów i innych interesariuszy.
Zatwierdzanie i publikacja sprawozdania
Sprawozdanie z działalności zarządu podlega zatwierdzeniu wraz ze sprawozdaniem finansowym przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy. Przed zatwierdzeniem, sprawozdanie powinno zostać zbadane przez biegłego rewidenta (jeśli jednostka podlega obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego).
Po zatwierdzeniu, sprawozdanie z działalności zarządu należy złożyć do:
- Krajowego Rejestru Sądowego – w terminie 15 dni od zatwierdzenia
- Szefa Krajowej Administracji Skarbowej – drogą elektroniczną, w strukturze logicznej i formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów
Jednostki notowane na giełdzie mają dodatkowe obowiązki publikacyjne wynikające z przepisów o ofercie publicznej i spółkach publicznych. Muszą one publikować sprawozdania również w systemie ESPI (Elektroniczny System Przekazywania Informacji) oraz na własnej stronie internetowej w sekcji relacji inwestorskich.
Prawidłowo sporządzone sprawozdanie z działalności zarządu nie tylko spełnia wymogi formalne, ale także stanowi cenne źródło informacji o kondycji przedsiębiorstwa, jego osiągnięciach i planach na przyszłość. Warto zatem poświęcić czas na jego staranne przygotowanie, pamiętając, że jest to dokument, który buduje wizerunek spółki wśród interesariuszy i może wpływać na decyzje biznesowe partnerów, inwestorów oraz instytucji finansowych.